學校收集及使用教師的外遊資料。
查詢事項
學校要求教師於長假期前填寫外遊表，包括外遊日期及地點、緊急聯絡人電話，然後向學校申報。學校其後會經電郵向全校職員發放申請了外遊的同事名單及外遊日期。
查詢者詢問教師放假期間外遊是否有需要向學校申報及向全體職員公佈。
公署的回覆
僱主作為資料使用者在收集及使用僱員的個人資料時，須遵守條例附表1的保障資料原則及《人力資源管理實務守則》（守則）的規定。
收集個人資料
一般而言，僱主作為資料使用者須以公平及合法的方式，收集與其職能活動直接有關及不超乎適度的個人資料，並須採取所有切實可行的步驟，以確保僱員在有關資料的收集之時或之前，獲告知他是有責任或可自願提供有關資料及若果他不提供便會承受的後果，以及有關資料的用途及可能轉移予甚麼類別的人士。
守則第3.2.1段訂明，僱主可收集僱員的個人資料，而該等資料必須是僱主的人力資源職能所需或與該等職能直接有關的資料，或根據規管僱主事務的法律規定所需的資料；及該等資料是以在有關情況下屬公平的方式收集，以及就收集目的而言，所收集的資料並不超乎適度。
使用個人資料
根據保障資料第3原則，如無有關的資料當事人的訂明同意，個人資料不得用於新目的。同時，守則第3.10.1段，僱主不應將僱員的個人資料使用或披露於不是與僱傭目的直接有關的任何目的，除非：
假如僱主是為與僱傭直接有關的目的，而把僱員在僱傭方面的個人資料向公司其他員工披露，亦必須遵守守則第3.11.6段的規定，即基於「需要知道」的原則把足夠而不超乎適度的資料披露予只在職務上或工作崗位上需要使用該資料的僱員。
上載日期：2024年8月