公署持有的個人資料類別
公署持有的個人資料有四大類，分別記載在下列記錄內：
投訴、調查及法律協助紀錄：當中包括資料當事人及資料使用者提供的資料，以及根據條例的相關條文，就投訴、調查、法律協助及有關活動收集的資料；
人事紀錄：當中包括職位申請表、受僱職員的個人資料、工作詳情、薪金資料、付款紀錄、福利、放假及培訓紀錄、團體醫療及牙科保險紀錄、強積金供款、工作表現評估及紀律事宜等；
其他紀錄：當中包括行政及運作方面的檔案、市民因參與公署舉辦的推廣活動而提供的個人資料、公署舉辦的教育及培訓活動紀錄、訂閱通訊的資料、顧問服務的資料、循規查察紀錄、資料核對程序申請、個人資料系統的視察紀錄及公眾查詢等；
網站伺服器所收集的紀錄：當中包括為處理訂閱通訊而收集的電郵地址（在特定情況下可用來識別個人人士，因而個别資料可能構成個人資料）。
保存個人資料的主要目的
保存下列紀錄內的個人資料的目的為：
投訴及調查紀錄：保存資料的目的是要就投訴作出回應及採取跟進工作，包括為有關人士進行和解、調查，以及在適當情況下，採取執法或起訴行動；法律協助紀錄：保存資料是為了直接處理有關法律協助申請及任何其後的法律程序；
人事紀錄：保存僱員人事資料的目的，是要作招聘及人力資源管理用途，例如有關僱員的聘任、福利、解僱、工作表現評估、紀律等事宜；
其他紀錄：保存這些紀錄的目的各有不同，須視乎紀錄的性質而定，例如關於公署的職能及活動方面的行政工作，就政策或運作事宜尋求意見、舉辦推廣、教育及培訓活動、獲取服務、訂閱刊物、處理循規查察、資料核對程序申請，進行個人資料系統視察及公眾查詢等；
網站伺服器所收集的紀錄：保存這些紀錄是向透過網站進行登記的訂閱戶發送通訊。
瀏覽公署網站時被收集的資料
關於使用cookies檔案：當你瀏覽本網站時，一些cookies檔案將會儲存於你電腦的瀏覽器內，以便記錄你已選擇的字體大小，及進行網上表格的安全檢查（即輸入螢幕顯示的驗證碼測試）。你可以選擇不接受cookies檔案；但你若不接受的話，網站便可能無法自動顯示你已選擇的字體大小，你亦不能遞交任何網上表格。本網站並非透過cookies檔案收集你的個人資料。
到訪公署網站的訪客統計數字：當你瀏覽本網站時，我們會紀錄到訪的人次。網站伺服器亦會紀錄你的到訪資料，包括你的IP地址(及域名)、瀏覽器類別及設置、語言設定、地理位置、操作系統、之前瀏覽網站，以及瀏覽時間/期間及網頁(網站伺服器訪客紀錄)。
我們使用這些網站伺服器訪客紀錄作維持及改善網站運作，例如判斷最佳網站解像度，得知最多人瀏覽的網頁等。這些資料只用於提升及優化網站用途。
我們不會，並且無意，使用到訪人士的資料作識辨身份的用途。
外判安排
公署的內部資訊科技系統是由內部職員及一個本地第三方服務供應商開發及維修的。該第三方服務供應商不能讀取該資訊科技系統內的個人資料，但在公署職員監督下於公署進行故障檢修時則除外。
公署網站是由本地第三方服務供應商開發及維修的。公署的所有服務供應商均受合約約束，須將接觸到的任何資料保密，以保障資料免受未經准許的查閱、使用及保留。
網上支付系統
公署接受公眾人士以PayPal形式繳付專業研習班的課程費用。為處理經由PayPal支付的課程費用，參加者須提供其個人資料，包括但不限於信用卡、為發送賬單而需要提供的聯絡資料予PayPal。PayPal由根據香港特別行政區法例註冊的PayPal Hong Kong Limited管理。PayPal Hong Kong Limited是受香港金融管理局(金管局)監管的持牌儲值支付工具發行人(牌照編號：SVF0008)。作為受金管局監管的機構，PayPal Hong Kong Limited須遵守並確保其服務使用者遵守(1)《個人資料(私隱)條例》，以及其他由公署不時發出的實務守則、指引或最佳行事方式，以及(2)《支付系統及儲值支付工具條例》及其他由金管局不時訂明的監管要求和指引。
有關由金管局備存的儲值支付工具持牌人紀錄冊及由金管局發出的《儲值支付工具持牌人監管指引》，請參閱金管局網頁。
參加者在選擇和同意使用PayPal繳付費用時，須受可能由PayPal Hong Kong Limited 不時修訂的PayPal 服務付款條款所約束。公署建議參加者使用PayPal 服務前細閱PayPal Hong Kong Limited的私隱聲明。
請瀏覽以下網址https://www.paypal.com/hk/webapps/mpp/ua/privacy-full以參閱PayPal的私隱聲明。
保障措施
公署採取適當步驟以保障所持有的個人資料免受喪失、未經准許的查閱、使用、修改或披露。
保留資料
公署維持及執行載有個人資料的紀錄的保留政策，以確保個人資料的保存時間不會超過將其保存以貫徹該資料被使用於或會被使用於的目的而所需的時間。根據常行指示及行政手冊內的政策，公署所收集及持有的各類個人資料是有不同的保留時間。
披露個人資料
公署為投訴、調查、循規查察及查詢而收集的個人資料只會用於與公署履行法定及行政職能和活動直接有關的目的。因此，有關個人資料可能會轉移予公署因處理個案而接觸的人士或機構，包括被投訴者及/或其他有關人士或機構。公署在履行其法定職能時所收集的個人資料可能會披露予獲授權收取有關執法、檢控或覆檢決定資料的人士或機構。
公署為處理法律協助申請而收集的個人資料可能會披露予公署因處理申請而接觸的人士或機構，包括申請人的法律代表（如有）、準被告（包括其法律代表，如有）、法庭或其他有關人士或機構。所提供的資料亦可能會披露予獲授權收取有關執法、檢控或覆檢決定資料的人士或機構。
查閱及改正資料
如要向公署提出查閱資料要求，請填妥查閱資料要求表格(OPS003)(www.pcpd.org.hk/tc_chi/resources_centre/publications/forms/files/Dformc.pdf)，然後以傳真(28777026)、電郵(communications@pcpd.org.hk)、親自遞交或郵寄(香港灣仔皇后大道東248號大新金融中心13樓1303室)方式送交個人資料私隱專員公署保障資料主任。
請注意，公署須在或可在條例第20條指明的情況下拒絕依從查閱資料要求，例如，若查閱資料屬公署在處理個案的過程中所得知的資料，則披露該資料會構成違反條例第46(1)條的保密條款。
公署在處理查閱或改正資料要求時，會查核提出要求者的身份，以確保他/她在法律上有權作出這項要求。公署可就查閱資料要求而收取費用。公署會按條例第27條保存《保障資料紀錄簿》。
查詢
任何有關個人資料私隱政策及實務的查詢可透過上述通訊地址、電郵(communications@pcpd.org.hk)或於辦公時間致電28272827向保障資料主任提出。
我們會定期檢討《私隱政策聲明》。本聲明的最近更新日期為2014年2月20日。