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資料外洩事故通報
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甚麼是資料外洩事故？
資料外洩事故一般指資料使用者持有的個人資料懷疑或已經遭到外洩，令有關資料當事人的個人資料有被未獲准許的或意外的查閱、處理、刪除、遺失或使用的風險。資料外洩事故可構成違反香港法例第486章《個人資料（私隱）條例》（《私隱條例》）有關個人資料保安的保障資料第4原則。
作出資料外洩事故通報
資料外洩通報是資料使用者向資料外洩事故的相關人士，包括受影響資料當事人及監管機構如私隱專員公署作出的正式通知。一般來說，在知悉事故後，不論內部調查的進度如何，都應在切實可行的情況下盡快作出通報。
如要向私隱專員公署作出資料外洩事故通報，可瀏覽「資料外洩事故通報」網頁。
2022年資料外洩事故分類
資料外洩事故應變計劃
資料外洩事故應變計劃應臚列一旦發生資料外洩時機構的應對措施。一套全面的資料外洩事故應變計劃有助機構快速應對及有效管理資料外洩事故，這可大幅減少及遏止事故的影響。
資料外洩事故應變計劃的重要元素：
- 描述構成資料外洩的要素
- 內部事故通報程序︰向高級管理層、保障資料主任及 / 或 資料外洩事故專責應變小組作出通報
- 指明專責應變小組成員的角色及責任
- 專責應變小組各成員的聯絡詳情
- 風險評估工作流程︰評估事故對受影響資料當事人造成的損害
- 遏止策略︰遏止事故擴大及作出補救
- 通訊計劃︰決定是否及如何向受影響資料當事人、監管機構及 / 或其他相關人士作出通報
- 調查程序︰調查事故及向高級管理層作出匯報
- 保存紀錄的政策︰妥善記錄事故
- 事後檢討機制︰找出需要改善的範疇，以防事件再次發生
- 培訓或演習計劃︰確保所有相關職員能恰當地依從計劃，處理資料外洩事故
處理資料外洩事故步驟 1：立即收集重要資料步驟 2：遏止事件擴大步驟 3：評估事件可造成的損害故步驟 4：考慮作出資料外洩通報故步驟 5：記錄事故詳情可參閱《資料外洩事故的處理及通報指引》及小冊子。
資訊及通訊科技的資料保安建議措施
- 資料管治和機構性措施
- 風險評估
- 技術上及操作上的保安措施
- 資料處理者的管理
- 資料保安事故發生後的補救措施
- 監察、評估及改善
- 其他考慮
詳情可參閱《資訊及通訊科技的保安措施指引》及單張。
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《私隱條例》的規定
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有關資料保安的規定
《私隱條例》附表1的保障資料第4(1)原則規定資料使用者須採取所有切實可行的步驟，以確保其持有的個人資料受保障而不受未獲准許的或意外的查閱、處理、刪除、喪失或使用所影響。尤其須考慮：- 該資料的種類及如該等事情發生便能造成的損害；
- 儲存該資料的地點；
- 儲存該資料的設備所包含（不論是藉自動化方法或其他方法）的保安措施；
- 為確保能查閱該資料的人的良好操守、審慎態度及辦事能力而採取的措施；及
- 為確保在保安良好的情況下傳送該資料而採取的措施。
根據《私隱條例》第2(1)條，「切實可行」是指「合理地切實可行」。在發生個人資料外洩的情況下，資料使用者有責任證明他們已採取所有合理地切實可行的步驟以保障個人資料的安全。至於何謂「合理地切實可行」的步驟，將視乎每個個案的案情而定。
其他相關規定
在保障資料第4原則對個人資料保安設下明確法律規定的同時，《私隱條例》的其他條文同樣關聯到資料保安。就「收集最少量資料」這一基本原則，保障資料第1(1)原則訂明，資料使用者只應為收集資料目的收集足夠但不超乎適度的資料。一般而言，資料使用者最初收集或保留的資料越少，日後的安全風險便越低。
在資料保存方面，保障資料第2(2)原則要求資料使用者採取「所有切實可行的步驟」，以確保個人資料的保存時間不超過將其保存以貫徹該資料被使用於或會被使用於的目的（包括任何直接有關的目的）所需的時間。《私隱條例》第26條亦要求資料使用者採取「所有切實可行步驟」刪除不再為使用目的而需要的個人資料（訂明的例外情況除外）。透過制訂資料保留政策來確保適時刪除不再需要的個人資料，將有助減低資料外洩風險。資料使用者持有的資料越少，受攻擊或出現漏洞的風險便越低。
保障資料第2(3)及第4(2)原則要求資料使用者採取合約規範方法或其他方法，以確保他們聘用的資料處理者遵從資料保安和保存資料兩方面的類似規定。
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