有關資料保安的規定
《私隱條例》附表1的保障資料第4(1)原則規定資料使用者須採取所有切實可行的步驟,以確保其持有的個人資料受保障而不受未獲准許的或意外的查閱、處理、刪除、喪失或使用所影響。尤其須考慮:
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該資料的種類及如該等事情發生便能造成的損害;
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儲存該資料的地點;
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儲存該資料的設備所包含(不論是藉自動化方法或其他方法)的保安措施;
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為確保能查閱該資料的人的良好操守、審慎態度及辦事能力而採取的措施;及
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為確保在保安良好的情況下傳送該資料而採取的措施。
根據《私隱條例》第2(1)條,「
切實可行」是指「
合理地切實可行」。在發生個人資料外洩的情況下,資料使用者有責任證明他們已採取所有合理地切實可行的步驟以保障個人資料的安全。至於何謂「
合理地切實可行」的步驟,將視乎每個個案的案情而定。
其他相關規定
在保障資料第4原則對個人資料保安設下明確法律規定的同時,《私隱條例》的其他條文同樣關聯到資料保安。就「收集最少量資料」這一基本原則,保障資料第1(1)原則訂明,資料使用者只應為收集資料目的收集足夠但不超乎適度的資料。一般而言,資料使用者最初收集或保留的資料越少,日後的安全風險便越低。
在資料保存方面,保障資料第2(2)原則要求資料使用者採取「
所有切實可行的步驟」,以確保個人資料的保存時間不超過將其保存以貫徹該資料被使用於或會被使用於的目的(包括任何直接有關的目的)所需的時間。《私隱條例》第26條亦要求資料使用者採取「
所有切實可行步驟」刪除不再為使用目的而需要的個人資料(訂明的例外情況除外)。透過制訂資料保留政策來確保適時刪除不再需要的個人資料,將有助減低資料外洩風險。資料使用者持有的資料越少,受攻擊或出現漏洞的風險便越低。
保障資料第2(3)及第4(2)原則要求資料使用者採取合約規範方法或其他方法,以確保他們聘用的資料處理者遵從資料保安和保存資料兩方面的類似規定。