一間公司利用傳真通知它的客戶該公司其中一名僱員已辭職。傳真載有該名離職僱員的姓名及身分證號碼，而這是在該僱員不知情及未取得他的同意下作出的。
接獲公署的查詢後，該公司解釋有關作為是要防止該名已離職的僱員向公司的客戶招攬生意。
私隱專員對此個案的意見
公署認為該公司已違反了保障資料第4原則的規定，因為該公司並無採取合理地切實可行的步驟，以確保該名已離職僱員的個人資料(即身分證號碼)受保障而不受未獲准許的或意外的使用所影響。該公司在公署發出警告信後同意從傳真中刪除該僱員的身分證號碼。
在招聘過程中收集得的個人資料應只用於與僱傭有關的事宜。僱員辭職時，僱主使用該僱員的個人資料來通知客戶他已離職，可視為將有關個人資料用於與僱傭事宜直接有關的目的。不過，用於該目的的個人資料應只限於足以履行身分識辨用途的資料。在離職通知書中披露有關僱員的姓名及職銜應足以識辨該人的身分，而披露該人的身分證號碼是無必要的，因此舉可能導致身分證號碼被濫用作詐騙或其他不當用途。