投訴內容
案情摘要
投訴人是公共巴士司機，他不滿其僱主要求員工簽署一份授權書以授權僱主向有關機構查閱其過往的違例駕駛紀錄（下稱「該紀錄」），及沒有向他清楚解釋收集該紀錄的目的，遂向公署作出投訴。
被投訴者向公署的申述
收集該紀錄是為了掌握員工的違例駕駛記分紀錄，以防止他們因記滿十五分而被停牌後仍繼續駕駛。於某些情況下，如涉及超速駕駛、沒有遵從交通燈的指示、有關的交通意外不涉及人身傷亡或於非執行公務期間違反交通條例，被投訴者則只可單靠員工主動向他們申報有關的違例駕駛詳情（下稱「該些申報資料」）。
因此，被投訴者於多年前已向員工發出通告，要求員工必須向他們提供該些申報資料，以及授權他們向有關機構查閱該紀錄，當中有詳述收集授權書以索取該紀錄的目的。被投訴者在過去五年透過上述抽查機制曾揭發有員工隱瞞違例駕駛的個案。
結果
被投訴者要求其員工授權他們向有關機構取得該紀錄此舉與其職能及活動有關，所收集的資料屬必需，亦不超乎適度，故不涉及違反保障資料第1(1)原則的規定。理由如下：
(a) 被投訴者作為香港其中一間大型公共交通工具的服務營運者，有絕對的責任監察其員工有能力及適合駕駛其轄下的車輛，以確保其乘客（廣泛大眾）的安全。就此，被投訴者必須採取措施確保其員工所申報的違例駕駛資料是準確的，而被投訴者因此要求員工簽署授權書，以便向有關機構取得該紀錄從而核實員工自行提供的該些申報資料屬實。
(b) 被投訴者於某些情況下無法完全掌握所有員工的違例駕駛資料，及過往曾有多宗員工隱瞞該紀錄的個案，故此被投訴者有需要取得該紀錄作核實。
另外，被投訴者於多年前已向員工發出通告，解釋收集授權書以索取該紀錄的目的。就此，公署認為本案沒有表面證據顯示被投訴者於收集該紀錄時涉及違反保障資料第1(3)原則的規定。
上載日期：2013年8月