12 / 24
PCPD News 私隱專員公署通訊•
Issue no. 28
12
Industry Insight
行業聚焦
公署與香港物業管理公司協會合辦的「物業管理業保障私隱活動」於今
年
3
月圓滿結束，這項為期六個月的活動得到
21
間物業管理公司響應，
各自在機構組織保障個人資料的相關培訓，期間共有
1,600
多名物業管
理從業員參加。我們請來富城物業管理有限公司代表分享參與這項活
動的心得。
The Privacy Campaign for the Property Management Industry, jointly
organised by the PCPD and the Hong Kong Association of Property
Management Companies (HKAPMC), ended in March this year. The
six-month campaign gained support from 21 property management
companies, which organised training programmes on data protection
for their employees, attended by more than 1,600 practitioners. We
talked to the representative of the Urban Group to see how she
regarded the campaign.
P:
參與「物業管理業保障私隱活動」，
是否有助機構推動保障個人資料私
隱的文化?
UG:
在「物業管理業保障私隱活動」推展
期間，富城與公署協辦了兩次講座，
有百多名企業管理層及物業主管參
與，除了講解條例，講者引用有關
物管的例子，以及同事們現場提問，
這種互動的形式有效地將相關知識
傳達給前線服務的員工。再加上公
司的配合及不斷推動，有效地建立
了保障個人資料私隱的機構文化。
公司本身是公署的保障資料主任
聯會
(DPOC)
會員，
DPOC
的通訊
和活動讓我們緊貼條例的更新和
發展趨勢。與同事分享這些資訊
亦有助他們於日常工作時更關注
及謹慎處理住戶、僱員、到訪者及
其他持份者的私隱問題，從而提
升服務素質和更趨專業。
P:
貴機構有沒有為前線員工（物業管
理人員）制訂保障個人資料的守則?
如有，守則涵蓋哪些方面?
UG:
物業管理行業涉及大量住戶的個人
資料，我們都十分著重保障私隱，
公司為員工制定了多項保障個人資
料的守則︰
在收集應徵者個人資料時，清楚說
明收集資料的目的和資料保存的
期限。未獲受聘者的資料，會在完
成整個招聘程序後定時銷毀，以確
保資料不會外洩。
每位同事入職時都會獲發「僱員手
冊」或「僱員紀律手冊」，手冊內容
清楚說明六大保障個人資料的原
則，以及建議員工處理機密資料（如
個人資料）時的做法，令同事們明
白到保障資料私隱的重要性。我們
更為員工制定了「個人資料使用者
指引」，以作為他們在收集和保存
個人資料時的工作參考藍本。
P:
貴機構如何推動前線員工認識和實
踐保障個人資料私隱?
UG:
除了書面的指引，各物業管理人
員每日執勤前的簡報會，亦是提
醒同事們注意個人資料私隱的重
要平台，提醒前線員工在工作時
應注意的地方，以增強對個人私
隱的認知，亦指導他們正確處理
資料的方法。
在確保員工能實踐保障個人資料
私隱方面，公司有不同的監察團隊
和制度，如夜巡隊作突擊檢查，檢
視前線員工有否按程序處理個人
資料。另一方面，我們會進行多個
年檢及審計，如內部年檢，國際標
準化組織年檢，和香港警務署的保
安公司監察小組年檢等，以確保相
關守則能夠有效落實。
P:
有沒有一些實際例子可以分享，如
何令員工將遵從條例要求的意識融
入日常工作裡，並且明白尊重個人
資料私隱對機構和客戶的好處?當
中有何挑戰?
UG:
前線員工著重物業保安之餘，亦要
確保訪客私隱。例如我們建議前線
員工在記錄訪客資料時避免使用
列表式的登記簿，取而代之，每次
用一張全新表格供訪客填寫，以免
訪客資料不慎外洩。
隨著公眾對個人私隱和自身權益
的關注提升，前線員工在收集訪客
資料時會遇上一定困難，例如訪客
不願隨便提供身份証號碼以作登
記，我們的員工需要向訪客解釋資
料收集的目的，務求收集到所需資
P
：本刊訪問員
UG
：富城集團
高級集團經理－
人力資本鄭安淇女士
P: PCPDNews interviewer
UG: Ms Cheng On Ki Janna,
Senior GroupManager –
Human Capital,
Urban Group
物業管理的資料保障
Data Protection in Property Management
物業管理行業涉及大量住戶的個人資料，我們都十
分著重保障私隱，公司為員工制定了多項保障個人
資料的守則