问：我们是一间举办国际性展览，主要是珠宝展览的公司。我们希望知道以下做法是否会违反条例或者《身分证号码及其他身分代号实务守则》(简称“守则”)？
(a)由于展品的价值贵重，会场内须提供高度的保安措施。我们可否要求参观者在登记表格内填写他的身分证明文件号码？
(b)为安全理由，我们在出口处搜查袋包。任何人拿着袋包从展览厅出来，均会被搜查。此外，我们正计划在进口及展览厅装设闭路电视，以录下整个展览期。以上两项行动均用以作防止罪行用途。
(c)整体上，我们亦有其他表格及程序，要求展览单位提供护照/身分证号码连同传真副本，好让我们制备配章。在这情况下，我们可以这样做吗？我们这样做时，需要采取那种行动？
答：根据守则的规定，资料使用者可为了防止对资料使用者以外的其他人士造成损害第2.3.3.2段），或为避免对资料使用者造成超过轻微程度的损害（第2.3.3.3段）的目的而收集身分证明文件号码。若你展览的珠宝价值贵重，上文提及收集身分证号码的情况似乎可防止对其他参展商造成损害，或可避免对你造成超过轻微程度的损害。你可自行决定实施此措施可否达至上述目的。当考虑收集身分证号码以外的其他身分证明文件时，请注意守则第4.7段的类似考虑因素。
由于你提及使用登记表格收集个人资料，我们要提醒你注意条例附表1保障资料第1(3)原则的规定。特别是第1(3)原则规定向个人收集个人资料，而该人是资料当事人时(即本个案中有关人士在登记表格提供其个人资料时)，应采取所有切实可行的步骤，以明确告知该人以下各事项：
(a)收集资料的目的；
(b) 该等资料可能转移给那些类别人士(如有)；
(c) 该人要求查阅及改正其为当事人的个人资的权利，以及向何人作出该等要求。
我们提议给予上述通知的一个方便的做法，是就这些事项在登记表格内加插收集个人资料声明。
关于你提出的明确问题，以下按提问的次序作答。
(a)根据守第2.4.1段，你应该在展览场地入口处查看参观者的身分证或其他身分文件，以核对登记表格上所载的文件号码，除非采用了第3.2条问题的答覆中所述的其他核对方法。
(b)搜查袋包并不属条例的范围。
关于闭路电视摄录机，如果未作录影，则不会引起与条例相关的事宜。不过，如果使用闭路电视镜头录影个人，而且可从而直接或间接识辨该人，即可能等同收集个人资料。这收集行为受第1原则规管。该条文特别要求，用以收集个人资料的方法，必须在个案情况下属公平。公开使用闭路电视镜头录影个别人士，属侵犯个人私隐的行为，必须有合理理据才可进行。以你的情况而论，似乎从事实看是合理的，因目的在防止及侦查罪行。
此外，这样收集个人资料，须受保障资料第(3)原则规管。一般而言，只要在登记表加入一份合适的收集个人资料声明，或者在例如展览场地入口处张贴当眼的通告，即可符合要求。
(c)如果你所指的是你们的登记前程序，即于展览前收集身分证或其他证明文件的副本连同登记表，则根据守则第3.2段，除非收集是根据该段条文准许的情况下进行，否则不得收集身分证副本。第3.2.2.3段准许收集资料以核对个别人士的身分证号码，但以该人已获得亲自提供身分证供核对用的选择权，却选择不如此做为限。因此，以你的情况而论，只在申请人可选择向你(例如在你的办公室)出示身分证以代替提供副本的情况下，才可以收集身分证副本作预先登记用。
最后，关于制备襟章一事，请留意守则第2.8段的一般规定，指出不应向任何个别人士发出载有其身分证号码的咭。虽然这条文须待一九九八年十二月十九日始生效，如果机构可于该日之前避免发出载有身分证号码的新咭则更佳。