問：我們是一間舉辦國際性展覽，主要是珠寶展覽的公司。我們希望知道以下做法是否會違反條例或者《身分證號碼及其他身分代號實務守則》(簡稱「守則」)？
(a)由於展品的價值貴重，會場內須提供高度的保安措施。我們可否要求參觀者在登記表格內填寫他的身分證明文件號碼？
(b)為安全理由，我們在出口處搜查袋包。任何人拿著袋包從展覽廳出來，均會被搜查。此外，我們正計劃在進口及展覽廳裝設閉路電視，以錄下整個展覽期。以上兩項行動均用以作防止罪行用途。
(c)整體上，我們亦有其他表格及程序，要求展覽單位提供護照/身分證號碼連同傳真副本，好讓我們製備配章。在這情況下，我們可以這樣做嗎？我們這樣做時，需要採取那種行動？
答：根據守則的規定，資料使用者可為了防止對資料使用者以外的其他人士造成損害第2.3.3.2段），或為避免對資料使用者造成超過輕微程度的損害（第2.3.3.3段）的目的而收集身分證明文件號碼。若你展覽的珠寶價值貴重，上文提及收集身分證號碼的情況似乎可防止對其他參展商造成損害，或可避免對你造成超過輕微程度的損害。你可自行決定實施此措施可否達至上述目的。當考慮收集身分證號碼以外的其他身分證明文件時，請注意守則第4.7段的類似考慮因素。
由於你提及使用登記表格收集個人資料，我們要提醒你注意條例附表1保障資料第1(3)原則的規定。特別是第1(3)原則規定向個人收集個人資料，而該人是資料當事人時(即本個案中有關人士在登記表格提供其個人資料時)，應採取所有切實可行的步驟，以明確告知該人以下各事項：
(a)收集資料的目的；
(b) 該等資料可能轉移給那些類別人士(如有)；
(c) 該人要求查閱及改正其為當事人的個人資的權利，以及向何人作出該等要求。
我們提議給予上述通知的一個方便的做法，是就這些事項在登記表格內加插收集個人資料聲明。
關於你提出的明確問題，以下按提問的次序作答。
(a)根據守第2.4.1段，你應該在展覽場地入口處查看參觀者的身分證或其他身分文件，以核對登記表格上所載的文件號碼，除非採用了第3.2條問題的答覆中所述的其他核對方法。
(b)搜查袋包並不屬條例的範圍。
關於閉路電視攝錄機，如果未作錄影，則不會引起與條例相關的事宜。不過，如果使用閉路電視鏡頭錄影個人，而且可從而直接或間接識辨該人，即可能等同收集個人資料。這收集行為受第1原則規管。該條文特別要求，用以收集個人資料的方法，必須在個案情況下屬公平。公開使用閉路電視鏡頭錄影個別人士，屬侵犯個人私隱的行為，必須有合理理據才可進行。以你的情況而論，似乎從事實看是合理的，因目的在防止及偵查罪行。
此外，這樣收集個人資料，須受保障資料第(3)原則規管。一般而言，只要在登記表加入一份合適的收集個人資料聲明，或者在例如展覽場地入口處張貼當眼的通告，即可符合要求。
(c)如果你所指的是你們的登記前程序，即於展覽前收集身分證或其他證明文件的副本連同登記表，則根據守則第3.2段，除非收集是根據該段條文准許的情況下進行，否則不得收集身分證副本。第3.2.2.3段准許收集資料以核對個別人士的身分證號碼，但以該人已獲得親自提供身分證供核對用的選擇權，卻選擇不如此做為限。因此，以你的情況而論，只在申請人可選擇向你(例如在你的辦公室)出示身分證以代替提供副本的情況下，才可以收集身分證副本作預先登記用。
最後，關於製備襟章一事，請留意守則第2.8段的一般規定，指出不應向任何個別人士發出載有其身分證號碼的咭。雖然這條文須待一九九八年十二月十九日始生效，如果機構可於該日之前避免發出載有身分證號碼的新咭則更佳。