Q: 問：《身分證號碼及其他身分代號實務守則》(簡稱「守則」)是否准許有第2.3段所述的收集身分證號碼的有效理由及根據第3.2.2.3段收集該證副本以收集該證號碼的資料使用者，保留該副本，以作資料使用者保存永久記錄？
答： 守則本身無意禁止資料使用者於收集身分證副本後保留副本。
一般而言，個人資料私隱條例(簡稱「條例」)的下述條文與保留個人資料有關：
「(1)凡資料使用者持有的個人資料是用於某目的(包括與該目的有直接關係的目的)，但已不再為該等目的而屬有需要的，則除在以下情況外，該資料使用者須刪除該等資料──
(a)該等刪除根據任何法律是被禁止的；或
(b)不刪除該等資料是符合公眾利益(包括歷史方面的利益)的。」及
「個人資料的保存時間，不得超過將其保存以貫徹該等資料被使用於或會被使用於的目的(包括任何直接有關的目的)所需的時間。」
如將這些規定應用在根據新守則第3.2.2.3段所收集的身分證副本，則該身分證副本(及其中所載的個人資料)會使用於下述目的：
(i)核實資料使用者另行收集的身分證號碼；或
(ii)從該副本收集身分證號碼，而該號碼其後由資料使用者轉移及記錄在在其他地方。
視情況而定，該身分證副本的使用目的可於核實或轉移過程完成後達成。除非尚有其他有效理由須收集身分證副本(一如新守則第3.2段所載的其他理由)，而根據保障資料第2(2)原則有關收集目的尚未履行，否則不應繼續保留身分證副本上的個人資料。
不過，除以上所述情況外，亦有可能有其他情況，即根據第3.2.2.3段段收集身分證副本，但其號碼並未於其後轉移，則身分證副本便成為資料使用者持有的唯一身分證號碼記錄。在這情況下，我們傾向認為整體而論，身分證副本並未超出其原來使用目的，因此可保留作為身分證號碼記錄，只要資料使用者可保留該號碼作記錄。