Q: 问：《身分证号码及其他身分代号实务守则》(简称“守则”)是否准许有第2.3段所述的收集身分证号码的有效理由及根据第3.2.2.3段收集该证副本以收集该证号码的资料使用者，保留该副本，以作资料使用者保存永久记录？
答： 守则本身无意禁止资料使用者于收集身分证副本后保留副本。
一般而言，个人资料私隐条例(简称“条例”)的下述条文与保留个人资料有关：
“(1)凡资料使用者持有的个人资料是用于某目的(包括与该目的有直接关系的目的)，但已不再为该等目的而属有需要的，则除在以下情况外，该资料使用者须删除该等资料──
(a)该等删除根据任何法律是被禁止的；或
(b)不删除该等资料是符合公众利益(包括历史方面的利益)的。”及
“个人资料的保存时间，不得超过将其保存以贯彻该等资料被使用于或会被使用于的目的(包括任何直接有关的目的)所需的时间。”
如将这些规定应用在根据新守则第3.2.2.3段所收集的身分证副本，则该身分证副本(及其中所载的个人资料)会使用于下述目的：
(i)核实资料使用者另行收集的身分证号码；或
(ii)从该副本收集身分证号码，而该号码其后由资料使用者转移及记录在在其他地方。
视情况而定，该身分证副本的使用目的可于核实或转移过程完成后达成。除非尚有其他有效理由须收集身分证副本(一如新守则第3.2段所载的其他理由)，而根据保障资料第2(2)原则有关收集目的尚未履行，否则不应继续保留身分证副本上的个人资料。
不过，除以上所述情况外，亦有可能有其他情况，即根据第3.2.2.3段段收集身分证副本，但其号码并未于其后转移，则身分证副本便成为资料使用者持有的唯一身分证号码记录。在这情况下，我们倾向认为整体而论，身分证副本并未超出其原来使用目的，因此可保留作为身分证号码记录，只要资料使用者可保留该号码作记录。