文中用斜體顯示的字句是指導性的註釋；該等註釋並非守則一部分
除文義另有規定外，本守則所用各詞包括下列含義：
| 1.1 | 「身分代號」指條例中所指的「個人身分標識符」，亦即指-- | |
| (a) | 由資料使用者為其作業而編配予一名個人；及 | |
| (b) | 就該資料使用者而言，能識辨該名個人的身分而不虞混淆，的標識符，但用以識辨該名個人的該人的姓名，則不包括在內。 | |
| (請參閱條例第2條)為免生疑問，就本守則而言，電子郵遞地址不當作是身分代號。 | ||
| 1.2 | 「身分證」指根據《人事登記條例》（第177章）發出的身分證。 | |
| 1.3 | 「身分證號碼」指身分證上的身分代號，不論是其原本或任何經修改的形式。 | |
| 1.4 | 「提供」或「提交」身分證副本可包括只為立即影印身分證副本而提供或提交（視有關情況而定）身分證，只要在有關情況下，該提供或提交行為並不構成《人事登記條例》（第177章）所指的罪行。 | |
| 註：根據《人事登記條例》第7AA條的規定，任何人無合法權限或合理辯解而將身分證轉讓給他人，即屬犯罪。 | ||
| 1.5 | 「身分證副本」指身分證的永久形式圖像或複製品。 | |
| 1.6 | 意指男性的字及辭句亦包括女性，而以單數表達的字及辭句亦包括雙數，反之亦然。 | |