| 3.12 | 在不影響第3.11條的概括性原則下，資料使用者不應將身分證副本或影像傳送出去，或是要求他人傳送該等副本或影像給他，除非已採取了所有合理地切實可行的步驟，以確保除了擬接收有關影像的個人或根據該擬接收影像的個人的指示行事的人外，沒有其他人能查該等傳送的影像或副本。該等步驟應包括： | ||
| 3.12.1 | 如透過公共網絡用傳真或用互聯網傳送時： | ||
| 3.12.1.1 | 如切實可行，採用科技保障辦法，以確保用穩妥的保安方法傳送資料，及防止傳送的資料被未獲授權者查； | ||
| 註: | 目前可用的科技保障辦法的其中一些例子包括加密法、傳真「扣鎖」、「機密電子郵箱」、「自動送達指定電腦目錄的路徑」，以及查密碼等。 | ||
| 及 | |||
| 3.12.1.2 | 採用其他非科技性質的保障辦法，例如用指定的傳真機傳送有關資料，以及預早通知對方有傳真文件傳入；或 | ||
| 3.12.2 | 如用郵寄的方式寄出身分證副本，則須確保將有關副本密封在信封內，以及從外面不能看見身分證的影像。 | ||