文中用斜体显示的字句是指导性的注释；该等注释并非守则一部分
除文义另有规定外，本守则所用各词包括下列含义：
| 1.1 | 「身分代号」指条例中所指的「个人身分标识符」，亦即指-- | |
| (a) | 由资料使用者为其作业而编配予一名个人；及 | |
| (b) | 就该资料使用者而言，能识辨该名个人的身分而不虞混淆，的标识符，但用以识辨该名个人的该人的姓名，则不包括在内。 | |
| (请参阅条例第2条)为免生疑问，就本守则而言，电子邮递地址不当作是身分代号。 | ||
| 1.2 | 「身分证」指根据《人事登记条例》（第177章）发出的身分证。 | |
| 1.3 | 「身分证号码」指身分证上的身分代号，不论是其原本或任何经修改的形式。 | |
| 1.4 | 「提供」或「提交」身分证副本可包括只为立即影印身分证副本而提供或提交（视有关情况而定）身分证，只要在有关情况下，该提供或提交行为并不构成《人事登记条例》（第177章）所指的罪行。 | |
| 注：根据《人事登记条例》第7AA条的规定，任何人无合法权限或合理辩解而将身分证转让给他人，即属犯罪。 | ||
| 1.5 | 「身分证副本」指身分证的永久形式图像或复制品。 | |
| 1.6 | 意指男性的字及辞句亦包括女性，而以单数表达的字及辞句亦包括双数，反之亦然。 | |