实践/指引守则

资料使得者指引

身分证副本:

基本原则：除获法律授权外，不能强制任何个人提供身分证副本

除获法律授权外，资料使用者不可强制任何个人提供他或她的身分证副本。在守则准收集身分证副本的情况下，资料使用者则可要求个人提供他或她的身分证副本。在这种情况下，守则在法律上不能禁止资料使用者拒绝与不提供身分证副本的个人交易。不过，在作出要求之前，我们建议资料使用者须考虑是否有其他既可以履行收集身分证副本的目的而又较为该名个人接受的方法，例如收集其他可以识辨身分的文件的副本，如护照的相关内页。

步骤1：检查你收集身分证副本的做法，是否属于守则所准的范围

资料使用者只可在下述情况下收集身分证副本:

为了履行条例第57(1)条所述的任何目的，即保障香港的保安、防卫及国际关系。
为了履行与条例第58(1)条所述的任何目的，包括罪行的防止或侦测，以及任何税项的评定或收取。
守则准向个人收集身分证号码(请参上文身分证号码部分的步骤2)，而为了下述目的而进一步收集身分证副本:
1. 借以证明已遵守法定规定，例如僱主可收集僱员的身分证副本，以证明有遵守《人民入境条例》(第115章)第17J条的规定；该条文规定僱主在聘用僱员前，须查核他或她的身分证。
2. 借以遵守任何守则、规则、规例或指引中适用于资料使用者的收集身分证副本的规定，而该等规定已获私隐专员的书面认可，例如香港金融管理局发出的防止洗钱活动指引载有银行可收集客户的身分证副本的规定，有关规定已获私隐专员认可。
3. 借以收集或核对个人的身分证号码，但只有在个人可选择亲身出示他或她的身分证以作代替的情况下，才可使用这个方法。例如运输署可为此目的收集用邮寄方式申请驾驶执照的申请人的身分证副本，而有关人士可选择亲身出示身分证。
4. 借以签发官方认可的旅游证件，例如英国国民(海外)护照；或
5. 以便资料使用者履行与审裁机构或法庭的运作有关的职能。

此外，入境事务处亦可收集身分证副本，以执行该处的职能及活动。

步骤2：确实你收集身分证副本的做法，不属守则明确指定不准的情况

守则不准资料使用者在下述情况下收集身分证副本：

只为了防止在记录个人的姓名或身分证号码时出现错误，即是说不应只为了核对载有该名个人的姓名或身分证号码的纪录的准确性而收集该人的身分证副本。
只为了期待建立与个人的未来关系，例如僱主不应只因或会在某个阶段聘用某人而收集该人的身分证副本。

步骤3：检查你收集身分证副本的方法，以确保副本确是有关个人所持有身分证的真实副本

当资料使用者向亲身出现的持证人收集身分证副本时，应一定将副本与有关身分证核对，例如当个人亲身前往银行开户口，并且提供他或她的身分证副本，则银行应将副本与该人的身分证核对。
在资料使用者经第三者收集身分证副本时，他应采取所有合理地切实可行的步骤，以确保第三者已将副本与有关身分证互相核对。例如接受与分期付款申请人直接交易的汽车代理商提交的申请人身分证副本的财务公司，应要求代理商将副本与有关申请人的身分证互相核对。
如资料使用者从个人取得身分证副本但不是当面取得，例如副本是邮寄给资料使用者的，则应采取下述行动。
1. 应给予有关职员培训，以便他们能察觉在身分证副本表面上的不妥当之处，例如应告知职员身分证的一般内容，以便一旦副本上的内容有所遗漏时，他们都能即时察觉。
2. 应制订系统，以确保除非副本已加以核对并证实当中没有不妥当之处，否则不得接受该等副本。注：应将此系统包括在相关的办公室程序及实务手册内。
3. 应就该等副本备存纪录，指出该等副本在收集时并未与身分证核对，例如可在副本上加上附注，显示有关情况。

步骤4：确保你只为了守则准的目的使用身分证副本

资料使用者只可为下述目的使用身分证副本：

为了收集副本的目的，
为了个人自愿给予明确同意的目的，或
为根据条例适用的豁免情况所准予的目的。

步骤5：检查你有否采取足够的保安措施，以保障你所持有或传送的身分证副本

具体地说，守则规定：

对于纸张形式的身分证副本，应在横跨整个身分证影像上加上「副本」的字眼。这项规定不适用于等待在一段合理时间内转变为其他形式例如影像化及缩微胶片形式的身分证副本。
如上述规定所适用的身分证副本是在持证人面前收集的，则应即时在持证人面前在副本上加上「副本」的字眼。例如个人亲身前往银行开户口，并提供他或她的身分证副本，或是银行影印他或她的身分证副本，银行应在该个人面前在身分证副本上加上「副本」的字眼。
收集身分证副本的资料使用者，应视该等副本为机密文件处理，例如正如其他机密文件一样，不需用时应将副本锁在文件柜内或存于稳妥的地方。该等副本应用稳妥的方式存放，只限需要履行该等副本的准用途的人查。

资料使用者不应将身分证副本或影像传送出去，除非已采取所有合理地切实可行的步骤，以确保副本或影像是由拟接收者收取。该等步骤应包括下述保障办法：加密法、机密电子邮箱、查密码及用指定的传真机接收机密资料。如用邮递，则应将副本密封在信封内，以确保不能从信封的纸窗看见身分证的影像。