僱員透過查閱資料要求向僱主查詢他是否被視為具潛質的員工 — 保障資料第6 原則
投訴內容
為確保內部升遷交接暢順，一機構的管理層決定物色具潛質的員工，以專注培訓他們將來出任管理人員或其他重要職位。因此，該機構內部製備了一份具潛質的員工名單供管理層考慮，但該名單內容沒有對外公佈。
投訴人向該機構遞交一份查閱資料要求表格，要求該機構確認「他的姓名是否在該份具潛質的員工名單上」。由於該機構的政策是不會向員工披露他是否被管理層視為一名具潛質的員工，該機構沒有回覆投訴人的要求。投訴人遂向私隱公署投訴該機構未有依從其查閱資料要求。
結果
在司法覆核個案胡潔冰 訴 行政上訴委員會（法院案件編號HCAL 60/2007）中，法官表示《私隱條例》的原意為保障個人資料私隱，提供渠道以供資料當事人查閱資料使用者持有他的個人資料，以及在發現不準確時要求資料使用者作出更正。
在本個案中，投訴人提出查閱資料要求的目的，並不是查閱該機構持有與他有關的僱傭紀錄（例如他的履歷資料、工作表現報告、培訓紀錄或申領假期/員工福利紀錄等），而是希望得悉他是否被管理層視為一名具潛質的員工。私隱公署認為，投訴人的要求與他的個人資料私隱無關。就投訴人的姓名此項個人資料而言，該機構作為僱主當然會對投訴人的姓名作紀錄，而投訴人在《私隱條例》下只可查閱該公司是否準確地記錄他的姓名，以及在發現不準確時要求僱主作出更正。該機構在《私隱條例》下沒有責任向投訴人確認「他的姓名是否在該份具潛質的員工名單上」。
借鑑
《私隱條例》賦予僱員向僱主查閱其個人資料的重要權利，而僱主作為資料使用者亦須按法例規定妥善處理僱員的查閱資料要求。然而，僱員可能會誤會《私隱條例》下賦予他們有關權利的用意，以為這權利等同於一項絕對的知情權，可用作要求僱主回答所有與僱員有關的問題，或為僱員編寫指定形式的報告或信件等（例如要求僱主提供離職證明信）。事實上，查閱個人資料的權利在於讓個人知悉某資料使用者是否持有他的個人資料，並在認為他的個人資料不準確時，有權向資料使用者提出改正資料要求。因此，僱員不應期望可透過行使查閱個人資料權利以找尋資料作檢視僱主的行政安排或管理決定，亦不應利用此權利解決僱傭糾紛。
上載日期：2020年9月