資料使用者在收到查閱資料要求後40日內(下稱「40日期限」)只通知資料當事人它正在尋求法律意見，是否違反《個人資料(私隱)條例》(下稱「條例」)的規定？
問: 一個政府部門收到前僱員的查閱資料要求，要求索取該部門所持有他的個人資料的副本。該部門就應否依從該查閱資料要求而尋求法律意見。在40日期限快將屆滿之前，該部門通知資料當事人不能依從其閱資料要求，因為該部門正尋求法律意見。在這情況下，該部門有沒有違反條例第19條？
答: 我們一向認為尋求法律意見是資料使用者可以依賴的有效理據，可以根據條例第19(2)條以該理由通知提出要求者它不能於法定的40日內依從有關要求。如資料使用者根據第19(2)(a)(i)條發出通知書，我們會研究有關的理由是否成立，以及資料使用者其後有否依從第19(2)(b)條的規定，於該40日期間屆滿後，盡快依從資料當事人的要求。
但資料使用者須注意，條例明文規定若資料使用者依賴條例第20條所規定的法定理由，決定拒絕依從查閱資料要求，則資料使用者必須遵守第21(1)條的規定，在法定的40日期限內發出拒絕通知書，列明拒絕的原因。
有鑑於第21(1)條的時限規定，若資料使用者欲憑藉第20條底下的原因拒絕依從查閱資料要求，務須盡快尋得法律意見以確保遵守第21(1)條的規定。