投訴內容
1. 案情摘要
一間法定機構(下稱「該機構」)的前僱員向該機構提出查閱資料要求，索取與其聘用有關的個人資料副本。要求者在提出查閱資料要求後數月也收不到該機構的回應，於是聯絡該機構的職員。雖然職員向要求者清楚確認準備發出要求資料，但要求者其後獲告知所有要求資料已經銷毀。
2. 個案關鍵
沒有依從查閱資料要求。
結果
1. 論據
在本投訴的查詢階段，該機構堅稱要求資料已經銷毀。不過，該機構不能提供任何實質證據支持其說法。在公署進行調查後，該機構突然聲稱發現要求資料，但在不同時間給予不同理由解釋未能依從查閱資料要求的原因。
條例第19(1)條規定資料使用者在收到要求後40日內依從有關要求。
公署在考慮到個案的有關情況後，尤其是個案的發展及該機構有關職員所作口供的可信程度，有合理理由相信該機構在收到查閱資料要求後的所有關鍵時間內可能事實上是保留著要求資料。雖然該機構其後向要求者提供了要求資料的副本，但公署裁定該機構已違反條例第19(1)條，因為要求資料是超逾法定規限的40日後才提供予要求者。
2. 公署的行動
由於該機構其後向要求者提供了要求資料，在個案的情況下根據條例第50條送達執行通知是不必要的。不過，公署已嚴重警告及提醒該機構日後在處理查閱資料要求時須依從條例的相關規定。
上載日期：2010年2月