投訴內容
1. 案情摘要
投訴人是一間大學某學系(下稱「該學系」)的行政職員。在所有關鍵時間，投訴人亦擔任大學某特定管理委員會(下稱「該委員會」)的秘書(最高級的非教學人員)。投訴人需要向該學系的系主任匯報其工作，並要管理該委員會的一般行政及運作。此外，投訴人的上司，即該學系的系主任，亦擔任該委員會的主席。
由於投訴人的上司對投訴人的工作表現不滿，因此向投訴人發出一封警告電郵，並在沒有投訴人的同意下，把該警告電郵的全部內容發送給該委員會所有委員。
2. 個案關鍵
未經同意使用個人資料。
結果
1. 論據
公署進行了調查，得悉撰寫該警告電郵的目的是檢討投訴人的工作表現。該大學解釋，向該委員會所有委員披露該警告電郵是必需的，因為該委員會的其中一項職權是就「人力及其他資訊調配」提供意見，而披露該警告電郵可讓各委員確定投訴人工作表現的不足。
公署的調查顯示，沒有足夠證據證明各委員獲賦權檢討投訴人的工作表現。此外，專員知道投訴人的上司只是把該警告電郵發送給各委員，並無要求他們就投訴人的表現提供建議及意見。因此，專員難以相信，電郵接收者是知道他們需要就該警告電郵的內容給予意見，以檢討投訴人的工作表現。
基於以上所述，專員認為該大學並非以「有需要知道」的基礎向該委員會各委員披露該警告電郵，而且有關披露的目的並不是與收集目的相同或與之直接有關。因此，公署認為該大學違反了保障資料第3原則的規定。
2. 公署的行動
公署向該大學送達執行通知，要求它採取步驟，通知獲賦權向員工發出書面警告的人員，不要向第三者披露警告的內容，除非有關披露的目的是與收集目的相同或與之直接有關，或已取得資料當事人的訂明同意。
上載日期：2010年2月