根據《個人資料(私隱)條例》(下稱「條例」)第20(3)(b)條所述的可拒絕依從查閱要求的理由，行政上訴委員會裁定資料使用者無責任向提出查閱資料要求的要求者提供他所持有的個人資料的「綜合文件清單」。
一名大學職員提出兩次查閱資料要求 — 條例第18(1)條 — 涉嫌違反條例第19(1)條沒有依從她的查閱資料要求 — 發出執行通知，指示提供一份「綜合文件清單」 — 當資料使用者不獲提供他為找出有關個人資料而合理地要求的資訊時，他可基於條例第20(3)(b)條拒絕依從查閱要求 — 執行通知被行政上訴委員會修改 — 條例第18條及保障資料第6原則。
投訴內容
一名大學職員向大學提出兩次查閱資料要求。第一次查閱要求涉及人事部及大學一個部門所持有關於她的個人資料。至於第二次查閱要求，則要求大學提供所有資料，包括自她的第一次查閱要求以來校方持有的資料。大學在回應她的兩次查閱要求時，向她提供了她所要求的資料(共有550頁文件)。該名職員不滿意所獲提供的資料。她向私隱專員投訴，指稱大學並無向她提供她在查閱要求中所要求查閱的所有她的個人資料。
私隱專員的決定
私隱專員完成調查後發現大學並無向投訴人提供若干載有她個人資料的文件的複本，而根據私隱條例第19(1)條，投訴人應獲提供該等文件。為糾正有關違例情況，私隱專員向大學發出包括下述指令的執行通知：
(1) 對大學所持有及保管的所有關乎投訴人的個人資料進行徹底搜尋；及
(2) 編製並向投訴人提供一份「綜合文件清單」。
上訴
大學向行政上訴委員會提出上訴，原因是大學無責任就投訴人根據條例第18條提出的查閱資料要求，向她提供一份「綜合文件清單」。
行政上訴委員會裁定私隱專員在規定大學進行「徹底搜尋」時，實際上已令資料使用者負上較重於條例第64(8)條所規定盡所有應盡努力的法定責任。至於「綜合文件清單」，行政上訴委員會認為投訴人無權要求取得該份清單，這項規定有違條例第20(3)(b)條。提出查閱資料要求者應指明他/ 她所需要的資料，而非要求資料使用者擬備一份綜合文件清單，讓他/她從中挑選資料。
行政上訴委員會的決定
基於上述理由，行政上訴委員會決定私隱專員修訂執行通知，刪除其中「徹底搜尋」及「綜合文件清單」的規定。