僱員投訴僱主保留她的個人記錄，該僱員認為有關記錄是不正確的。僱主沒有更正記錄並無違反條例規定，因為僱主沒有收到改正資料要求。
被指稱為不正確的僱員的個人記錄 - 改正資料要求不能以口頭提出 - 在沒有改正資料要求下沒有更正資料不屬違規 - 保障資料第2(1)原則、條例第22條
投訴內容
投訴人是一個政府部門(「該部門」)的僱員。投訴人向該部門投訴，指稱她一直受上司不公平對待。該部門經調查後認為投訴沒有證據支持。
投訴人其後向該部門提出查閱資料要求(「該要求」)，要求索取她的所有個人記錄，該部門亦依從了該要求。投訴人在收到該要求所索取的文件後，向私隱專員投訴該部門，在投訴中她列出在文件中發現的16個「錯誤事實」，並表達她的關注，認為該部門所進行的調查是不完整及不正確的。
在私隱專員查詢期間，當該部門知悉有關「錯誤事實」後，更正了其中兩項，但拒絕更正其他「錯誤事實」，因為它們並非不準確。
私隱專員的決定
私隱專員發現投訴人在向該部門提出該要求後，並沒有根據條例第22條作出任何改正資料要求。因此，該部門不能因沒有依從改正資料要求而違規。
此外，該部門拒絕更正的「錯誤事實」並不是投訴人的個人資料，亦非不準確，或只是事實上的爭議。私隱專員認為該投訴主要是僱傭糾紛，沒有表面證據證明該部門違反了條例的規定。在有關情況下，私隱專員決定進行調查是不必要的。
投訴人提出上訴，反對私隱專員的決定。
上訴
行政上訴委員會認為投訴是關於(i)投訴人指稱其個人記錄不準確及該部門拒絕更正紀錄；及(ii)投訴人指稱該部門的調查不當。
保障資料第2(1)原則並非要求資料使用者所持有的個人資料必須在各方面都正確。如資料使用者已採取所有切實可行的步驟確保資料準確，單只是資料不準確，並不構成違反條例的規定。如資料使用者在接到改正資料要求後，仍然拒絕作出更正，那麼保存不準確的個人資料便屬於違規。
投訴人辯稱她已口頭上作出改正資料要求，但行政上訴委員會認為改正資料要求是不能以口頭作出，否則難以核實有關要求是否已確實作出，以及要求更正的是甚麼。
在沒有改正資料要求下，資料是否不準確屬於事實的爭議，私隱專員是沒有權力解決的，而且沒有表面證據證明該部門違反條例的規定。此外，私隱專員亦沒有權力要求該部門重新進行投訴人認為不當的調查。
行政上訴委員會認為私隱專員不調查投訴人的投訴的決定是正確的。
行政上訴委員會的決定
上訴被駁回。
上載日期：2010年9月