僱員可否引用條例要求僱主提供在職證明文件
查詢事項
查詢者早前要求僱主向他發出在職證明文件被拒，故查詢他可否引用條例提交查閱資料要求，要求僱主提供在職證明文件。
條例的相關規定
「個人資料」及「資料使用者」的定義
根據條例第2(1)條，「個人資料」是指與一名在世人士有關的資料，有關資料是儲存在紀錄內，可加以處理或查閱，並且從該資料可直接或間接識辨該名人士的身份。「資料使用者」是指獨自或聯同其他人或與其他人共同控制該資料的收集、持有、處理或使用的人。
查閱資料要求
根據條例第18條，資料當事人可向資料使用者提出查閱資料要求，以確定該資料使用者是否持有他的個人資料，及如該資料使用者持有該資料，要求該使用者提供一份該資料的複本。條例第19(1)條訂明，資料使用者須在收到上述要求後的40日內，依從該項要求。
條例第20條訂明資料使用者須在或可在何種情況下拒絕依從查閱資料要求，當中包括如查閱資料要求並非採用專員已根據條例第67條所指明的格式（即查閱資料要求表格）提出。若資料使用者根據條例第20條拒絕依從查閱資料要求，須根據條例第21(1)條，在收到該項要求後的40日內，於切實可行範圍內盡快以書面通知提出要求者拒絕其要求的理由。
公署的回覆
僱員作為資料當事人可根據條例第18條向僱主提出查閱資料要求，以查閱其個人資料。除非條例第20條訂明的情況適用，否則僱主必須在收到僱員的查閱資料要求後40日內向他提供其個人資料複本。
請注意，僱員根據條例只有權查閱其個人資料的複本，而非整份紀錄的複本。此外，僱主亦毋須為依從查閱資料要求而額外製造任何本身並未持有的個人資料。就此，假如僱主在收到查閱資料要求時，並未持有該僱員的在職證明文件，則僱主毋須為依從該要求而製造相關文件。
僱員可將填妥的查閱資料要求表格直接送交僱主。有關提出查閱資料要求的詳情，可參閱公署發出的單張《如何行使你在條例下的查閱個人資料權（常問問題及答案）》。上載日期：2020年9月