（行政上訴委員會上訴案件第12/2017號）
舉報人身份在同事之間流傳 – 對受訪者及部門主管口頭要求保密 – 保障資料第4(1) 原則 – 未有採取切實可行的步驟保障舉報人的身份 – 事後採取相應的補救措施 – 是否合法及合理地行使私隱專員酌情權不作調查
聆訊委員會成員：
沈士文先生（副主席）
葉豪盛教授（委員）
嚴嘉洵女士（委員）
裁決理由書日期：2017年11月27日
投訴內容
上訴人任職電力公司的高級技術員。上訴人向公司內部審計部舉報「同事一」處事不公，涉嫌包庇未達標準表現的工程承辦商。
上訴人從同事口中得知有關他作出舉報一事在同事之間流傳。「同事三」表示他是從深圳操作及維修組的另一位女同事知悉，而女同事則是從其上司「同事二」口中知悉此事。
上訴人向公司投訴內部審計部外洩他舉報的資料，獨立調查小組完成調查，認為沒有證據顯示該部門有犯錯的地方。上訴人不滿調查結果，向私隱專員投訴公司未有妥善保障他舉報的資料，導致他的同事知悉他舉報同事一此事。
私隱專員的決定
私隱專員決定不繼續處理上訴人的投訴，所持理由如下：–
(1) 女同事及同事二對事件的陳述有矛盾的地方，同事二指他是在調查小組邀請他會面後，才知悉上訴人舉報一事，他沒有印象曾告知女同事此事，私隱專員無法從有關資料中斷定案件發生的情況，亦不能排除有其他職員在接受內部審計部人員調查期間，推測上訴人是舉報人。
(2) 公司對其他受訪者及相關部門主管，只是口頭上要求╱提醒他們須保密，看來未有採取保障資料第4(1) 原則所規定的切實可行的步驟去保障舉報人的身份。
(3) 考慮公司已採取以下相應的補救措施，私隱專員認為此投訴事項已得到解決，即使就本案繼續調查亦不能合理地預計可帶來更滿意的結果：
(a) 內部審計部於2016年2月起，在調查報告內刪去舉報人姓名，以及在報告的開首加上警誡字句，提醒收件人保密的重要性；及
(b) 於2017年4月起， 要求所有受訪者及因調查需要得悉舉報人身份的部門主管簽署「面談保密協議」，當中述明電力公司會根據《紀律政策》處分違反有關協議的員工。
(4) 私隱專員已發信予公司，要求他們確保舉報人的身份受到保障，以符合保障資料第4(1) 原則的規定。上訴人不滿私隱專員的決定，故向委員會提出上訴。
上訴
委員會認為本案的關鍵議題，是私隱專員在考慮到公司於已就過往不足的做法╱政策採取相應的補救措施，是否合法及合理地行使其酌情權去決定不就本案進行進一步調查。
委員會認為在本案中私隱專員如繼續進行全面調查，最終可採取的行動將會是限於《私隱條例》第50(1) 條發出執行通知。但因各方並不爭議公司已經採取適當及足夠的補救措施，上述的執行通知將會是過時，甚至已不需要的。私隱專員作出的決定是合法及在《私隱條例》賦予的酌情權的範圍之內，而且是在所有相關情況下合理的。委員會故認同私隱專員繼續處理上訴人的個案，亦不能合理地預計可帶來更滿意的結果，沒有實際的成效。
雖然以上的討論已足以處理及駁回本上訴，但委員會明白公司有否違反保障資料第4(1) 原則，對於上訴人而言是非常重要的。在本案中，經考慮有關資料及保障資料第4(1) 原則的用字（尤其是「切實可行」一詞）後，委員會觀察到公司的過往政策╱做法，即沒有要求受訪者及相關部門主管簽署保密聲明以承諾將調查內容保密，至少是不可取及表面上是違反保障資料第4(1) 原則。
上載日期：2019年3月