個案簡述

問：我們是一間貿易公司，有一名僱員被控偷竊罪。身為僱主，我們可否向警方查問有關案件的檢控事宜和法庭的裁決結果?

答： 這個問題涉及兩方面：貴公司收集這類資料和警方向貴公司披露這類資料。

關於貴公司收集這類資料一點，資料如果是口頭向貴公司提供而且未經貴公司記錄下來，便不算是《個人資料(私隱)條例》(下稱「條例」)所界定的收集個人資料，因此，保障資料原則不適用。

如貴公司確有收集僱員的個人資料，則該收集資料的行為受制於條例附表1的保障資料第 1原則。條例的保障資料第1(1)原則規定，除非個人資料是為了直接與將會使用該等資料的資料使用者的職能或活動有關的合法目的而收集；資料的收集對該目的是必需的或直接與該目的有關的；及就該目的而言，資料屬足夠但不超乎適度，否則不得收集資料。我們認為，如果一如來信所說，貴公司收集有關資料，目的是以僱主的身分確定僱員的操守，這可以說是與貴公司身為資料使用者的職能和活動直接有關，因此，貴公司收集有關資料，或會符合保障資料第1(1)原則規定。不過，一般而言，貴公司應注意《罪犯自新條例》(第297章)載有若干條文，限制披露某人以前曾遭定罪的資料，或以這些資料作為辭退某人或剝奪某人就業機會的藉口。如果貴公司打算使用這些資料，但不肯定是否合法，應徵詢貴公司法律顧問的意見。

條例的保障資料第1(2)原則規定，個人資料須以合法及在有關個案的所有情況下屬公平的方法收集。我們在決定個人資料的收集是否公平時，會考慮(1)貴公司與警方沒有直接關係，及(2)就使用犯罪者的個人資料而言，警方向第三者披露有關犯罪者的定罪資料，通常被認為是超越犯罪者的合理期望。因此，我們建議貴公司直接向有關僱員收集該等資料，或在事前向有關僱員取得同意。

另一方面，警方向貴公司披露有關資料，是受條例的保障資料第3原則限制的。保障資料第3原則訂明，在未獲資料當時人的訂明同意下所收集的資料只可使用(包括披露或移轉)於收集這些資料時的原有目的或與之直接有關的目的。以這宗個案而言，我們認為警方收集有關資料的目的，是為了進行刑事調查和檢控，並非為了協助僱主評估某人的操守。因此，如果警方為了這個目的而披露有關資料(包括披露從有關資料推斷而得的資料)，似乎是違反了保障資料第3原則，除非警方已取得有關僱員的「訂明同意」。不過，要留意的是，條例所指的「訂明同意」是指明確和自願給予的同意，因此，任何以施加壓力的方式取得的同意，均不屬於「訂明同意」。此外，即使取得有關人士的「訂明同意」，警方仍然有權以其他法律或政策理由不向貴公司披露有關資料。

最後，貴公司仍可以──至少理論上可以──向法庭索取貴公司希望得到的資料。這是因為香港採用了一個公開司法制度。一般而言，任何人都可以查閱法庭審訊表(部分更刊於報章)，確定法庭何日審訊誰人的刑事案件，而所有刑事案件的判決，均於判決當日公布。順帶一提，我們認為，法庭在這些情況下披露資料，一般而言是符合保障資料第3原則的。