機構於一名前僱員離職超過七年後仍保留其工作表現的個人資料
投訴內容
投訴人為一名地產代理，他曾因僱主指其工作表現欠佳而離職。於投訴人離職後，該僱主一直保留有關投訴人工作欠佳的紀錄。投訴人在十年後再次受聘於該僱主，而他從同事口中得知他因過往工作表現欠佳，而曾被僱主考慮永不錄用。及後，投訴人再度離職，並向公署投訴該僱主多年來仍保留他首次入職時的個人資料，包括工作表現紀錄。此外，他亦指稱該僱主將考慮永不錄用他 的資料向其他同事披露。
結果
該僱主向公署解釋，地產代理行業的僱 員於離職後再次入職是慣常現象，因此他們會將僱員的人事資料包括工作表現紀錄永久保存，以備將來前僱員再次申請入職時作考慮。
保障資料第2(2)原則規定，資料使用者 須採取所有切實可行的步驟，以確保個人資料的保存時間不超過將其保存以貫徹該資料被使用於或會被使用於的目的（包括任何直接有關的目的）所需的時間。公署制訂的《人力資源管理實務守則》（守則）第4.2.3段訂明，僱主不應保留前僱員的個人資料超過七年，由前僱員離職日期起計，除非：有具體理由規定僱主須保留有關資料一段較長的期 間；或前僱員給予訂明同意可將有關資 料保留超過七年。
經公署介入調查後，該僱主已修訂有關保留前僱員的個人資料的政策，訂明 前僱員的人事紀錄一般不得保存超過七年。假如該僱主需要處理與前僱員有 關的訴訟或履行合約上的責任，該名前僱員的人事紀錄將被保留至有關個案完結。
此外，該僱主在此案調查期間已依從公署的建議，銷毁了投訴人第一次受僱期間的人事紀錄包括工作表現紀錄。關於投訴人指稱僱主將考慮永不錄用他的資料向其他同事披露，因他提供的舉證資 料不足而未能成立。
上載日期：2019年3月