實務守則／指引

資料使得者指引

步驟4：確保你只為守則准的目的使用身分證號碼

當資料使用者為了守則准許的目的收集身分證號碼，則該身分證號碼的使用一般只限用於該目的。此外，守則亦准將身分證號碼用於下文所列的其他目的。

用以管理該資料使用者所持有的關乎個人的紀錄，例如，一間銀行可用身分證號碼來聯繫某一客戶的紀錄。
用以管理超過一名資料使用者為同一特定目的而持有的關乎個人的紀錄，例如可用身分證號碼來管理個人的強制性公積金計劃紀錄，有關紀錄由超過一名資料使用者持有。
為了進行根據條例獲准的「核對程序」。

註：關於何謂條例所指的「核對程序」以及在甚麼情況下可獲批准進行該等程序的指引，請參私隱專員公署出版的「核對程序：常問問題」資料單張。
為了根據條例已獲核准並生效的其他實務守則所規定或准的任何目的。
為了個人自願給予明確同意的任何目的。
為了根據條例適用的豁免情況所准予的任何目的。

步驟5：確保你不會將身分證號碼連同持證人的姓名一同公開展示或披露，以及你不會發出表面上印有身分證號碼的任何咭，例如職員證

將個人的姓名及身分證號碼一同公開展示，例如在公佈獎券的抽獎結果的報章公告中如此做，或

將個人的姓名及身分證號碼一同公開展示，例如在公佈獎券的抽獎結果的報章公告中如此做，或
讓不需要執行與身分證號碼的准用途有關的活動的人，同時看見個人的姓名及身分證號碼，例如訪客登記冊中載有訪客的姓名及身分證號碼的資料應加以遮，不讓後來的訪客在登記資料時看見。

此外，由一九九八年十二月十九日開始，資料使用者不應向任何個人發出以可讀的形式在表面上印上個人的身分證號碼的任何咭，例如以其他人可直接讀的形式在表面上印上持證人身分證號碼的職員證。。

註：無論該職員證是否由職員隨身配戴，或是否只須在指定的場所(例如發證者的辦事處)使用，這項限制亦適用。但身分證及駕駛執照則不在此限制之列。

步驟6：確保身分證號碼紀錄的保存時間，不會超過貫徹資料的收集目的所需的時間

具體地說，守則包括下述規定：

如收集身分證號碼是要在個人獲准進入處所或使用設備後，作為將來識辨該人的方法，則應在該人離開處所或停止使用設備後一段合理期間內，將有關紀錄刪除。
如收集身分證號碼是作為讓個人保管或控制屬於他人的財物的一項條件，則應在該人停止保管或控制有關財物後一段合理期間內，將有關紀錄刪除。

註：上文所指的一段合理期間是指數日而非數個星期。