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實務守則／指引

資料使用者指引

引言



實務守則涵蓋甚麼範圍?

實務守則就《個人資料(私隱)條例》(下稱條例)如何適用在下述各項的收集，使用、保留、準確性及保安等方面，為資料使用者＊提供實務性指引：

  1. 身分證號碼及身分證副本：及
  2. 識辨個人的身分而不致混淆的其他代號，例如護照號碼、僱員編號、考生編號及病人編號。

*在條例中，就個人資料來說，資料使用者的釋義是指獨自或聯同其他人或與其他人共同控制該等資料的收集、持有、處理或使用的人。在實際情況?，資料使用者可以是公司、政府部門或其他公共機構或個人。


如不遵從守則的規定有甚麼後果?

  • 不遵從守則的規定本身並非違法。不過，在任何涉嫌違反條例規定的法律程序中，這可導致對當事人不利的推定。這些法律程序可以是行政上訴委員會、法官或法庭處理的程序。
  • 在專員進行調查的任何個案中，不遵從守則規定的情況，亦會對有關一方不利。

守則何時生效？

守則在一九九七年十二月十九日獲得批准，當中的規定分兩個階段實施：

第1階段－ 除第2階段的規定外，守則的所有規定將由一九九八年六月十九日起實施。
第2階段－ 資料使用者不應向個人發出表面上印有他或她的身分證號碼的任何咭，例如職員證，此規定將由一九九八年十二月十九日起實施(詳情請參閱下文步驟5關於身分證號碼的部分。)


如何按步遵從守則規定
身分證號碼

基本原則：除獲法律授權外，不能強制任何個人提供身分證號碼


除獲法律授權外，資料使用者不可強制任何個人提供他或她的身分證號碼。在守則准許收集身分證號碼的情況下，資料使用者則可要求個人提供他或她的身分證號碼。在這種情況下，守則在法律上不能禁止資料使用者拒絕與不提供他或她的身分證號碼的個人交易。不過，在作出要求之前資料使用者應特別注意，下文步驟1規定應考慮為個人提供較不侵犯私隱的其他選擇。


步驟1：考慮用其他辦法代替收集身分證號碼

欲收集身分證號碼的資料使用者應首先考慮是否有其他較不侵犯私隱的辦法，如有的話，資料使用者應容許個人選擇該等其他辦法。其他辦法的例子包括：

  1. 使用該名個人選擇的其他身分代號，例如護照號碼；
  2. 由資料使用者認識的其他人識辨該名個人，例如由管理員認識的大廈住客識辨訪客；
  3. 由資料使用者認識的其他人識辨該名個人，例如由管理員認識的大廈住客識辨訪客；

步驟2：檢查你收集身分證號碼的做法是否屬於守則所准許的範圍

只有在下述其中一種情況下，資料使用者才可收集身分證號碼：

  • 條例賦予資料使用者權力可要求個人提供身分證號碼，例如《人事登記條例》(第177章)第5條賦予公職人員這種權力。
  • 條例規定資料使用者須收集身分證號碼，例如《人民入境條例》(第115章)第17K條規定僱主須備存每名僱員可藉以合法地受僱的證件的號碼的紀錄，這證件通常是身分證。
  • 為了履行條例第57(1)條所述的任何目的而需要使用身分證號碼，即保障香港的保安、防衛或國際關係。
  • 為了履行條例第58(1)條所述的任何目的而需要使用身分證號碼，包括罪行的防止或偵測，以及任何稅項的評定或收取。
  • 為了讓有關人士履行與審裁機構或法庭的運作有關的職能而需要使用身分證號碼，例如要正確識辨法庭訴訟中涉案人士的身分。
  • 為了下述情況而有需要讓資料使用者識辨該名個人或正確認出他或她的個人資料：
    • 增進該名個人的利益，例如在診治病人時能找出該病人的正確醫療紀錄，
    • 防止對有關資料使者以外的任何其他人造成損害，例如確保不會因參照錯誤的醫療紀錄而開錯葯給其他人，
    • 保障不會對資料使用者造成超過輕微程度的損害或損失，例如交通意外中的司機可能互相交換身分證號碼，以便就意外申索賠償時識辨對方的身分。

較具體地說，資料使用者可在下述情況下收集身分證號碼：

  • 不要為防止只是輕微的損失收集身分證號碼
    為了加入用以確立或證明任何法律或衡平法上的權利或利益或任何法律責任的文件內，而該等權利或利益或法律責任的性質並非是輕微的，例如用以確立個人的物業權益的文件。
  • 在個人獲准進入處所後要監察該人在處所內的活動不是合理地切實可行的情況下，作為將來識辨該名個人的方法，例如在辦公時間外進入商業大廈。
  • 在個人獲准使用設備後要監察該人使用設備的情況不是合理地切實可行的情況下，作為將來識辨該名個人的方法，例如在有關職員的視線範圍以外使用電腦。
  • 作為准許個人保管或控制財物的一項條件，而有關財物的價值並不是輕微的，例如租賃汽車。

步驟3：檢查你收集身分證號碼的方法，以確保所收集的確是提供者的身分證號碼

直接核對個人親身出示的身分證，例如個人親臨公用事業的零售服務店申請服務。

  1. 在收集身分證號碼時,應將身分證號碼與個人親身出示的身分證核對
    直接核對個人親身出示的身分證，例如個人親臨公用事業的零售服務店申請服務。
  2. 假如個人只提供身分證號碼而不出示身分證，比如用郵寄表格方式或在電話中向資料使用者提供，則在將號碼用於任何目的前，先與該名個人親身出示的身分證核對。舉例來說，求職者可能在郵寄給僱主的職位申請表上填上他或她的身分證號碼，僱主在使用該等號碼前，例如用來核對該人是否公司的前僱員，應先將有關號碼與該人親身出示的身分證核對。
  3. 如讓個人在提供身分證副本或親身出示身分證之間作一選擇，而該名個人選擇前者的做法，則資料使用者可從該副本收集身分證號碼。例如個人選擇用郵寄的方式申請駕駛執照，而不採用親身申請駕駛執照的方式。

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