Skip to content

实践/指引守则

资料使得者指引

引言



实务守则涵盖甚么范围?

实务守则就《个人资料(私隐)条例》(下称条例)如何适用在下述各项的收集，使用、保留、准确性及保安等方面，为资料使用者＊提供实务性指引：

  1. 身分证号码及身分证副本：及
  2. 识辨个人的身分而不致混淆的其他代号，例如护照号码、僱员编号、考生编号及病人编号。

*在条例中，就个人资料来说，资料使用者的释义是指独自或联同其他人或与其他人共同控制该等资料的收集、持有、处理或使用的人。在实际情况?，资料使用者可以是公司、政府部门或其他公共机构或个人。


如不遵从守则的规定有甚么后果?

  • 不遵从守则的规定本身并非违法。不过，在任何涉嫌违反条例规定的法律程序中，这可导致对当事人不利的推定。这些法律程序可以是行政上诉委员会、法官或法庭处理的程序。
  • 在专员进行调查的任何个案中，不遵从守则规定的情况，亦会对有关一方不利。

守则何时生效？

守则在一九九七年十二月十九日获得批准，当中的规定分两个阶段实施：

第1阶段－ 除第2阶段的规定外，守则的所有规定将由一九九八年六月十九日起实施。
第2阶段－ 资料使用者不应向个人发出表面上印有他或她的身分证号码的任何咭，例如职员证，此规定将由一九九八年十二月十九日起实施(详情请参阅下文步骤5关于身分证号码的部分。)


如何按步遵从守则规定
身分证号码

基本原则：除获法律授权外，不能强制任何个人提供身分证号码


除获法律授权外，资料使用者不可强制任何个人提供他或她的身分证号码。在守则准许收集身分证号码的情况下，资料使用者则可要求个人提供他或她的身分证号码。在这种情况下，守则在法律上不能禁止资料使用者拒绝与不提供他或她的身分证号码的个人交易。不过，在作出要求之前资料使用者应特别注意，下文步骤1规定应考虑为个人提供较不侵犯私隐的其他选择。


步骤1：考虑用其他办法代替收集身分证号码

欲收集身分证号码的资料使用者应首先考虑是否有其他较不侵犯私隐的办法，如有的话，资料使用者应容许个人选择该等其他办法。其他办法的例子包括：

  1. 使用该名个人选择的其他身分代号，例如护照号码；
  2. 由资料使用者认识的其他人识辨该名个人，例如由管理员认识的大厦住客识辨访客；
  3. 由资料使用者认识的其他人识辨该名个人，例如由管理员认识的大厦住客识辨访客；

步骤2：检查你收集身分证号码的做法是否属于守则所准许的范围

只有在下述其中一种情况下，资料使用者才可收集身分证号码：

  • 条例赋予资料使用者权力可要求个人提供身分证号码，例如《人事登记条例》(第177章)第5条赋予公职人员这种权力。
  • 条例规定资料使用者须收集身分证号码，例如《人民入境条例》(第115章)第17K条规定僱主须备存每名僱员可借以合法地受僱的证件的号码的纪录，这证件通常是身分证。
  • 为了履行条例第57(1)条所述的任何目的而需要使用身分证号码，即保障香港的保安、防卫或国际关系。
  • 为了履行条例第58(1)条所述的任何目的而需要使用身分证号码，包括罪行的防止或侦测，以及任何税项的评定或收取。
  • 为了让有关人士履行与审裁机构或法庭的运作有关的职能而需要使用身分证号码，例如要正确识辨法庭诉讼中涉案人士的身分。
  • 为了下述情况而有需要让资料使用者识辨该名个人或正确认出他或她的个人资料：
    • 增进该名个人的利益，例如在诊治病人时能找出该病人的正确医疗纪录，
    • 防止对有关资料使者以外的任何其他人造成损害，例如确保不会因参照错误的医疗纪录而开错药给其他人，
    • 保障不会对资料使用者造成超过轻微程度的损害或损失，例如交通意外中的司机可能互相交换身分证号码，以便就意外申索赔偿时识辨对方的身分。

较具体地说，资料使用者可在下述情况下收集身分证号码：

  • 不要为防止只是轻微的损失收集身分证号码
    为了加入用以确立或证明任何法律或衡平法上的权利或利益或任何法律责任的文件内，而该等权利或利益或法律责任的性质并非是轻微的，例如用以确立个人的物业权益的文件。
  • 在个人获准进入处所后要监察该人在处所内的活动不是合理地切实可行的情况下，作为将来识辨该名个人的方法，例如在办公时间外进入商业大厦。
  • 在个人获准使用设备后要监察该人使用设备的情况不是合理地切实可行的情况下，作为将来识辨该名个人的方法，例如在有关职员的视线范围以外使用电脑。
  • 作为准许个人保管或控制财物的一项条件，而有关财物的价值并不是轻微的，例如租赁汽车。

步骤3：检查你收集身分证号码的方法，以确保所收集的确是提供者的身分证号码

直接核对个人亲身出示的身分证，例如个人亲临公用事业的零售服务店申请服务。

  1. 在收集身分证号码时,应将身分证号码与个人亲身出示的身分证核对
    直接核对个人亲身出示的身分证，例如个人亲临公用事业的零售服务店申请服务。
  2. 假如个人只提供身分证号码而不出示身分证，比如用邮寄表格方式或在电话中向资料使用者提供，则在将号码用于任何目的前，先与该名个人亲身出示的身分证核对。举例来说，求职者可能在邮寄给僱主的职位申请表上填上他或她的身分证号码，僱主在使用该等号码前，例如用来核对该人是否公司的前僱员，应先将有关号码与该人亲身出示的身分证核对。
  3. 如让个人在提供身分证副本或亲身出示身分证之间作一选择，而该名个人选择前者的做法，则资料使用者可从该副本收集身分证号码。例如个人选择用邮寄的方式申请驾驶执照，而不采用亲身申请驾驶执照的方式。

下一页