日期: 2020年8月4日
公署回應傳媒有關查閱公共登記冊的查詢
就 貴報查詢有關查閱公共登記冊涉及私隱的事宜，香港個人資料私隱專員公署（私隱公署）在不評論個別個案的前提下，現就《個人資料（私隱）條例》（《私隱條例》）的相關內容回應如下：
問題
「入境處於去年10月16日起更改「香港結婚紀錄」及「出生登記紀錄」的查冊安排，查冊申請人除非獲資料當事人同意，否則需提供合理原因供入境處審批。其後本報就上述更改安排向申訴專員公署投訴，公署回覆的報告提到，入境處曾就更改查冊安排諮詢 貴署。入境處亦指，查冊申請人只要符合登記冊設立目的，便可翻查上述紀錄；傳媒認為翻查及索取第三者的出生或結婚紀錄涉及公眾利益，亦可向該處提出申請。
其後本報記者於7月2日以傳媒身份向入境處申請查冊，表明目的只是「核實」關係，用作「新聞活動」用途，但遭拒絕申請，指不符合《婚姻條例》設立結婚紀錄的目的，並指根據《個人資料（私隱）條例》原則3，入境處作為資料保存者，不可在未經當事人同意下向申請人提供資料，否則有機會觸犯法例，又指 「關係」亦屬於私隱，新聞活動並無例外。
本報就此有以下查詢：
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入境處曾就更改查冊安排諮詢 貴署，而入境處指上述情況違反《私隱條例》， 貴署可否解釋如何違反《條例》？
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根據《個人資料（私隱）條例》，入境處可否向查冊申請人提供第三者的出生及結婚紀錄，「新聞活動」可否獲豁免？
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根據《個人資料（私隱）條例》，親屬「關係」是否私隱？
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出生或婚姻登記表格已列明，收集資料目的包括其個人資料可供公眾人士翻查及簽發核證副本，即資料當事人已同意其資料會被公眾翻查，何以現時卻仍需要資料當事人逐次授權才可翻查？
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根據上述入境處做法，即所有 「香港結婚紀錄」及「出生登記紀錄」，除非獲資料當事人授權，否則會違反《個人資料（私隱）條例》原則3，是否屬實？
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承上題，若不獲資料當事人授權，便會違反《個人資料（私隱）條例》原則3，現時在公司註冊處及土地註冊處進行查冊時，均毋須資料當事人授權，公司註冊處及土地註冊處現行安排是否違法？」
整體回覆
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《私隱條例》沒有規定政府部門及公營機構就如何處理市民的個人資料的安排，必須諮詢私隱公署。即使私隱公署向任何機構包括政府就個人資料私隱事宜提供一般性觀察，這些機構作為資料使用者可在相關法例框架下自行決定其行事方式。
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根據《私隱條例》，個人資料是指可識辨在世人士的身分的資料，有關資料必須儲存在紀錄內，並且可加以處理或檢索。 因此，親屬關係是否屬個人資料，需視乎該親屬關係如連同其他附帶資料（例如姓名等）是否可直接或間接地識辨出個別人士的身分。
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根據《私隱條例》下保障資料第3原則，除非取得有關資料當事人自願給予的訂明同意，否則個人資料不得用於「新目的」，即原先收集資料時擬使用或直接有關的目的以外的目的。
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公共登記冊載有個人資料讓公眾人士查閱，但這些個人資料都受到《私隱條例》的保障，尤其是上述的保障資料第3原則。
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《私隱條例》並無禁止資料使用者（包括管有公共登記冊的政府部門）在使用該些個人資料前，再次取得資料當事人的訂明同意，但前提是有關以使用的目的必須與相關的公共登記冊所公開的目的相符。而基於對資料當事人的尊重，資料使用者因應公共登記冊本身設立的目的在第三者要求使用該些個人資料前再次詢問資料當事人的意願，是提供更高的個人資料保障的做法。
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《私隱條例》第8部訂明一系列的豁免條文。就新聞活動方面，《私隱條例》第61(2)條訂明，在以下情況，個人資料獲豁免而不受第 3 保障資料原則的條文所管限 ——
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該資料的使用包含該人士向進行新聞活動的資料使用者披露該資料；及
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作出該項披露的人有合理理由相信 ( 並合理地相信 ) 發表及播放 ( 不論在何處及藉何方法 ) 該資料 ( 不論是否實際有發表或播放該資料 ) 是符合公眾利益的。
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作為管有公共登記冊的資料使用者可自行決定是否引用豁免，作爲未能遵從條例規定時的免責辯護。 不過，即使資料使用者可引用某項豁免，並不等同其有責任引用該項豁免，亦不對任何人士賦予任何權利，強迫該資料使用者引用該項豁免。例如，進行新聞活動的機構不能強迫管有公共登記冊的資料使用者引用豁免。
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不同的公共登記冊的設立都有不同的目的。因此，查閱公共登記冊內的個人資料是否符合保障資料第3原則的規定，需考慮該公共登記冊設立的目的及每宗查冊申請的實際情況而定。