日期: 2020年5月28日
公署回應傳媒查詢有關僱主如何保障僱員個人資料
就 貴傳媒查詢有關僱主如何保障僱員個人資料，香港個人資料私隱專員（私隱專員）現就《個人資料（私隱）條例》（《私隱條例》）的相關內容回覆如下：
問題
「假設情況：
一間公司設有供僱員內部使用的通訊錄，但個別僱員因個人資料被放在網上流傳，該名僱員遂要求公司中止在內部通訊錄刊載其個人資料，以免被人濫用。
在以上情況，
（一）請問僱主是否有責任確保僱員的個人資料不會被員工濫用、外洩？如有，僱主應怎樣做？
（二）若然僱主（或公司的人事部）拒絕該名僱員的要求，即繼續刊載員工的個人資料於內部通訊錄，該名僱員可以如何保障自己的個人資料，不會被其他員工濫用、外洩？」
答：問題一
-
僱主作為資料使用者，在使用（包括披露）僱員（作為資料當事人）的個人資料時，有責任依從《私隱條例》的條文及保障資料原則的規定，保障僱員的個人資料由收集、使用、處理、保安的整個生命周期，以至私隱政策透明度等。私隱專員根據《私隱條例》第12條發出《人力資源管理實務守則》，旨在就如何適當地處理與僱傭的每一階段有關的個人資料，為僱主及其僱員提供實際指引。當中包括：
o 僱主不應將僱員的僱傭資料，使用或披露於不是與僱員的僱傭目的直接有關的任何目的，除非僱員已給予訂明同意將有關資料使用或披露於其他目的或因應《私隱條例》第8部中有適用的豁免事項（《
人力資源管理實務守則》3.10.1）；
o 機構的內部政策應規定查閱及處理個人資料受「需要知道」及「需要使用」的原則所規限（《
人力資源管理實務守則》1.4.1）；
o 如僱主將任何與僱傭有關的個人資料作內部用途，則僱主應採取適當的保安措施，以免該資料受到未獲准許的或意外的查閱、處理、刪除、喪失或使用所影響（《
人力資源管理實務守則》1.4.2）；
o 僱主應採取合理地切實可行的措施，以確保在僱主的個人資料私隱政策方面，為處理與僱傭有關的個人資料的僱員提供訓練以遵從有關政策，以及確保他們在應用有關政策時會盡量審慎行事，並且會按照為該等政策而設計的程序辦事（《
人力資源管理實務守則》1.4.1）。
-
僱員可與僱主商討，了解更多機構處理個人資料的政策及具體保障個人資料的措施。
-
如僱員懷疑其個人資料私隱受到侵犯，而又能提供表面證據，可以向私隱專員作出投訴。私隱專員會按既定政策和法例作出適當跟進及處理。
背景資料