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公署回應傳媒查詢有關有區議員收集市民住址資料

就　貴報查詢有區議員收集市民住址資料作申請「區民證」之用，香港個人資料私隱專員公署（公署）不評論個別事件，現就《個人資料（私隱）條例》（《私隱條例》）下的相關規定作一般性的觀察如下：

收集個人資料

• 《私隱條例》並無禁止任何人士收集個人資料，惟《私隱條例》規定，任何個人或組織（作為資料使用者）須以合法和公平的方式收集資料當事人的個人資料，而收集目的應直接與其職能或活動有關，資料的收集屬足夠而不應超乎適度。
• 公署留意到最近有不少個人或社區團體，在派發物資或提供服務時，收集被質疑是超乎適度的個人資料而引起公眾關注。資料使用者在收集個人資料時，須避免收集超乎適度的個人資料。
• 《私隱條例》亦要求資料使用者須告知資料當事人該資料是否屬必需或自願提供、收集資料的目的、資料可能會被轉移給哪類人士，以及資料當事人可要求查閲和改正自己的資料的權利及途徑。

使用個人資料

• 資料使用者收集得來的個人資料，只可用於收集資料時述明的目的（如申請證件）。如日後用於其他目的，資料使用者在使用該些資料前，必須徵得當事人的同意，除非屬《私隱條例》第8部豁免的情況則屬例外。
• 該些同意必須是明確，毫不含糊而且是在自願的情況下作出的。舉例來說，若資料使用者取得個人資料的來源並非直接與選舉有關，則他在使用該些個人資料於選舉目的前，須取得資料當事人的明確同意。

• 而有關資料保安的原則方面，《私隱條例》規定資料使用者須採取一切切實可行的步驟，保障個人資料不會未經授權或意外地被查閲、處理、刪除、喪失或使用。如有實際需要保留該些個人資料的話，資料使用者須採取適當措施以確保個人資料的保安受到保障。
• 資料使用者經常會透過網上表格收集個人資料。鑑於網絡世界無遠弗屆，資料稍一不慎有可能外洩，使用者如透過網上表格或其他網絡平台收集個人資料，應更重視對資料的保安。
• 在資料保留期間方面，《私隱條例》規定當資料的使用已達致原來收集資料目的所需時，資料使用者便須將該些資料銷毀，故資料使用者當已達致原本收集資料目的（如完成申請證件程序）的實際所需後，應盡快刪除所收集的個人資料。

• 私隱專員亦提醒巿民，個人資料是屬於資料當事人本人的，所以市民要懂得自保，無論透過何種途徑提供個人資料，應先詳閱《收集個人資料聲明》及《私隱政策》，清楚了解對方的身份和背景，以及收集資料的目的、資料可能會轉予甚麼類別人士，對方是否要求提供超乎適度的資料等，市民不宜只為圖小利而貿然向他人提供自己的個人資料。
• 巿民若發現個人資料被不當地收集或不恰當地使用，可考慮向涉嫌不當收集或濫用其個人資料的個人或組織提出質詢和交涉；若不滿對方回應，可向公署作出投訴。公署在收到投訴後會接觸投訴人及被投訴者，就個案作出跟進處理。

• 資料使用者除了要遵從《私隱條例》上述的規定外，亦應恪守更高的數據道德標準，以尊重、互惠和公平的數據管理價值處理市民的個人資料，以符合市民的期望。