日期: 2018年4月27日
公署跟進有關僱主收集及紀錄僱員申領病假原因的事宜
謝謝你的查詢，跟進有關僱主收集及紀錄僱員申領病假原因的事宜，公署現就
個人資料私隱範疇回覆如下：
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私隱專員所刊發的《人力資源管理實務守則》（《守則》）中訂明[1], 僱主可收集與僱員的健康狀況有關的個人資料[2]（如病歷、應診資料、體檢結果等），只要是為了：
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與評估僱員是否適合繼續受聘的目的或直接有關的目的收集資料；或
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與管理為僱員提供的醫療或其他福利或補償直接有關的目的收集資料。
例如：若基於工作性質或要求而須確保擔當該職位的僱員的健康狀況足以讓其執行職務，否則會對該僱主向顧客所提供的服務構成影響，那麼該僱主便有合理理由要求其僱員提供病歷或診症結果。
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此外，《守則》訂明[3]在顧及收集所得與僱員健康狀況有關的個人資料的敏感程度後，僱主應採取所有切實可行的步驟，確保妥善保管相關的個人資料[4]。
良好的行事方式是相關的個人資料應根據僱主所設定的保安程序（如制定查閱規約、實施檢查記錄及遵守規定的措施），只讓獲授權的職員基於「需要知道」的原則查閱。
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《守則》中亦訂明[5]僱主不應將僱員的僱傭資料（包括因僱傭事宜而收集所得與僱員的健康狀況有關的個人資料），使用或披露於不是僱員的僱傭目的直接有關的任何目的，除非：
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僱員同意將有關資料披露或使用於該等其他目的[6]﹔
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有關目的與資料的收集目的直接有關[7]﹔
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法律或法定主管當局規定須如此使用或披露資料[8]﹔或
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《個人資料（私隱）條例》（《私隱條例》）中有適用的豁免事項。
《守則》亦指出
[9]，僱主可為了與僱傭直接有關的目的，將僱員僱傭方面的個人資料在機構內移轉。而僱主只可基於「需要知道」的原則，將足夠但不超乎適度的個人資料披露予職務上或工作崗位上有需要知悉有關資料的員工（如僱員的上司或部門主管）。
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任何人士如懷疑其個人資料私隱受到侵犯，而又能提供表面證據，可以向公署作投訴。公署在收到投訴後會接觸投訴人及被投訴者，就個案作出跟進，因應個案情況決定是否進行調查，以確定被投訴者是否有違反《私隱條例》的規定。
（如需引述，請寫香港個人資料私隱專員黃繼兒）
[7] 《私隱條例》下保障資料第3(1)及第3(4)原則