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私隱專員回應有關快將結業的診所保留、查閱及轉移病歷紀錄事宜

• 一般而言，在收集、保存、使用及銷毁病人的個人資料和醫療紀錄時，各診所及私人執業醫生（作為資料使用者）均須遵守《個人資料（私隱）條例》（「條例」）的規定及其保障資料原則，當中包括：
   
  a)      私隱條例並沒有明文規定診所或醫院需於結業前通知病人。然而，病人（作為資料當事人）可向診所及私人執業醫生作出查閱資料要求，索取自己的醫療紀錄的覆本[1]；有關的診所及私人執業醫生有責任在收到查閱資料要求後的40日內依從查閱資料要求，提供該病人的醫療紀錄複本[2]，而條例亦准許診所及私人執業醫生為依從查閱資料要求而收取「不超乎適度」[3]的費用（一般而言，資料使用者可收取與依從查閱資料要求「直接有關及必須」的費用）。若該診所及私人執業醫生有合理理由拒絕某項查閱資料要求，亦應在40日內回覆，述明拒絕依從查閱要求的理由。如該診所及私人執業醫生不能在40日回覆期限內依從查閱資料要求，須在期間以書面通知該病人，述明不能依從查閱資料要求的理由，並在切實可行的範圍內盡快完全依從該項要求。
  
  任何資料當事人若認為查閱資料要求的收費超乎適度，可向資料使用者反映意見。如不滿意他們的解釋，可以向公署作投訴。
   
  b)      即使診所已結業，有關的醫生在使用（包括披露和轉移）病人的個人資料和醫療紀錄時，必須與當初收集有關資料的目的[4]一致（即為處理與診治該病人有關的事宜）或與此目的直接相關，除非有關使用獲條例第8部所豁免。
  
  若已結業診所的醫生擬將病人的個人資料轉售予另一提供類似的醫療服務提供者，該名醫生須遵從私隱條例以下規定：
  • 該名私人執業醫生及其診所須在收集[5]病人的個人資料之時已明確告知病人收集其個人資料的目的及其個人資料可能被轉移予該指定類別的人士[6]；或
  • 在轉移病人的個人資料前已取得病人自願給予的明示同意[7]；
  • 若該名私人執業醫生及其診所擬把病人的個人資料提供予另一方作直接促銷之用，須遵守條例第6A部的規定，以書面告知病人他有意如此提供資料，並採取第35J條所指明的行動，告知病人它是否為得益而提供其資料、擬提供的個人資料的種類、其資料擬提供予甚麼類別的人士、促銷(即貨品或服務)的類別，及提供一個回應途徑，讓該病人可在無需向該名私人執業醫生及其診所繳費的情況下，透過該途徑傳達他對上述擬進行的提供是否同意；以及取得該病人的書面同意。
    若違反條例下的保障資料原則，私隱專員可發出執行通知，指令資料使用者採取補救措施，以免觸犯條例的規定。不遵守執行通知即屬犯罪。違法者一經定罪，最高可被判處罰款五萬元(HK$50,000)和監禁兩年。如罪行持續，可處每日罰款一千元(HK$1,000)。

• 截至今日（6月12日）下午二時，公署收到一宗與是次西醫診所結業相關的投訴。
   
• 由2016年1月1日至今日（6月12日）下午二時 ，公署曾接獲兩宗與診所或醫院結業相關的投訴。