政府部門使用申請人的舊地址郵寄信件
投訴內容
投訴人是某政府部門兩項不同公共服務的申請人，在申請兩項服務時均曾向該部門提供通訊地址。投訴人不滿該部門在他透過香港政府一站通平台（「一站通」）更改他在該部門的通訊地址後，仍將信件郵寄至投訴人的舊地址，遂向私隱專員公署投訴該部門。
結果
該部門表示，投訴人所使用的兩項服務由該部門內的不同組別負責，兩項服務的申請人資料分別儲存於兩個獨立的電腦系統，由相關組別各自更新，而兩項服務更新地址的手續亦不相同。該部門解釋，投訴人透過一站通更新的地址只適用於其中一項服務，而投訴人沒有通知負責另一項服務的組別更改地址，故該組別遂根據其系統中的紀錄，將信函寄到投訴人的舊地址。
經私隱專員公署介入後，該部門已擬備新的表格以供更改另一項服務的相關地址並更改現有資料更新表格及相關的電郵及信函回覆範本，從而清楚向服務使用者說明地址更新只適用於個別相關服務的紀錄，並提醒如需要更新他們在該部門其他服務的地址記錄，則需另行通知相關的負責組別。
借鑑
機構或會基於他們的運作需要，安排機構內不同單位負責不同的計劃或服務。雖然有關的分工安排屬常見情況，但服務使用者一般不會理解不同單位各自有其獨立的通訊地址紀錄。就此，如機構就不同計劃或服務制定不同的個人資料更新程序，則應向服務使用者清楚說明在不同服務下更新個人資料的程序，確保服務使用者充分知悉如何就不同服務更新其個人資料，避免出現誤會，並能確保個人資料的準確性。
上載日期：2025年2月