個案簡述

（行政上訴案件第3/2023號）

投訴表格收集的個人資料及使用目的 — 處理投訴 — 抄送投訴結果信函予被投訴方 — 投訴人的合理期望 — 正確行使酌情權拒絕對投訴作進一步調查

聆訊委員會成員：
劉恩沛女士（副主席）
陳詠琪女士（委員）
姚逸明先生（委員）

裁決理由書日期 : 2023年10月11日

投訴內容

上訴人不滿某公立醫院醫生就上訴人親人的傷殘津貼申請所作的醫療評估結果，並向某政府決策局（「該決策局」）作出申訴。該決策局回覆上訴人，表示其不會介入公立醫院的日常運作及管理，並會把上訴人的投訴轉介醫院管理局處理。上訴人不滿該決策局的回覆，遂向申訴專員作出投訴。

經查訊後，申訴專員認為該決策局的回覆並不涉及任何行政失當，因而結案。同時，申訴專員把決定信函抄送給該決策局局長。上訴人因不滿申訴專員將載有其個人資料的信件抄送予該決策局而向私隱專員作出投訴。

私隱專員的決定

經初步查詢後，私隱專員認為申訴專員透過投訴表格收集個人資料，目的是作處理上訴人投訴之用。其後，雖然申訴專員的結論是該決策局並沒有行政失當，但把其對案件的評論和結果抄送給該決策局仍然屬處理投訴的一部分。

私隱專員認為在作出投訴時，上訴人已經簽署並同意申訴專員在處理投訴時可以複製投訴表格及在表格內所提交的任何資料（包括個人資料）以轉交任何人士╱機構。故此，私隱專員認為申訴專員在取得上訴人披露個人資料的同意後，就處理投訴目的而把載有個人資料的信件抄送予該決策局，並沒有違反《私隱條例》保障資料第3原則，故行使《私隱條例》第39(2)(d)條賦予的酌情權，決定不就上訴人的個案作進一步調查。上訴人不滿私隱專員的決定，遂向委員會提出上訴。

上訴

委員會確認私隱專員的決定，並基於下述理由駁回上訴人的上訴：

1. 申訴專員收集上訴人的個人資料的目的是為了處理上訴人的投訴。至於申訴專員其後把載有上訴人個人資料的信件抄送予該決策局，委員會認為申訴專員在抄送覆函時並沒有違反保障資料第3原則，因為所牽涉的個人資料均是用作處理投訴之用。
2. 就上訴人提出「合理期望」的論點，委員會認為申訴專員已經在投訴表格內列明資料可以在投訴期間轉移給相關的人士或機構，而上訴人亦的確有在表格上簽署，同意披露有關資料。況且，上訴人在填寫表格時是可以選擇不同意其資料被披露給該決策局。委員會認為申訴專員並沒有超越上訴人就着自己的資料如何被使用的合理期望。
3. 委員會認為上訴人並不能夠依賴「以往投訴」以支持其提出合理期望的說法。申訴專員解釋過去沒有抄送上訴人的「以往投訴」結果給相關決策局，是因為該些投訴被申訴專員評為「不予跟進」或「不展開調查」，故對涉事的決策局參考價值不大。相反，在本案中，申訴專員的確把上訴人的案件評為「可跟進」，並就上訴人的投訴展開了初步查訊。委員會認為申訴專員擁有酌情權去決定究竟把案件的結果信件抄送予相關的決策局是否有助促進公共行政的質素和水平，而該決定亦純屬申訴專員內部的行政決定。

行政上訴委員會的決定

委員會駁回本上訴。

上載日期：2025年3月