物業管理公司職員使用環保紙張時披露業戶的個人資料 — 保障資料第4原則 — 個人資料的保安
投訴內容
投訴人為某物業管理公司旗下屋苑的住戶。某日，投訴人發現有數十張「油漆未乾」的告示懸掛或張貼於屋苑內行人通道的兩旁。投訴人注意到該些告示背面，載有該公司與業戶之間的通訊電郵。而其中一張告示背後，是投訴人曾向該公司發送的投訴電郵列印本。該列印本清楚顯示了投訴人的英文姓名、電郵地址及投訴內容。投訴人遂向私隱公署投訴該公司。
結果
該公司表示，根據其既定指引，環保紙只供內部使用。是次事件乃基於個別員工的人為疏忽所致，而公司已對有關員工作出口頭訓示及嚴正警告。該公司亦因應事件而修訂使用環保紙的指引，規定職員日後一律不可使用涉及個人資料的書信或文件作環保紙張，否則會受到紀律處分。
私隱公署認為該公司未有採取所有切實可行的步驟，去確保員工對個人資料的保安風險有一定程度的意識或敏感度，故該公司因未能妥善保障所持有的個人資料而違反了保障資料第4原則的規定。私隱公署警告該公司，必須就銷毀或棄置載有個人資料文件制訂周詳的內部政策及指引，以便員工遵循（例如載有個人資料但不需保留的文件須適時銷毀、要求員工定期檢查回收箱內的紙張是否包括載有個人資料的文件）。同時，該公司亦應派員進行有效的監察及與員工溝通，以確保員工知悉並依從其內部政策及指引行事。
借鑑
雖然該公司已有指引訂明環保紙只供內部使用，但是次事件仍然發生。另外，不論是負責列印「油漆未乾」告示，或是負責張貼該些告示的職員，均沒有發現該些告示背後載有個人資料。由此可見，該公司職員對保障個人資料私隱的意識不足。該公司應汲取是次事件的經驗，明白到制訂相關政策固然是當務之急，但採取措施讓員工了解並遵從有關政策亦是刻不容緩。該公司亦應提供全面的培訓予員工，以提高員工對保障個人資料私隱的意識。
上載日期：2022年9月