收集超乎適度的個人資料作汽車保險報價用途 — 保障資料第1原則
投訴內容
投訴人有意透過一間車行購買汽車保險，遂向車行索取保險報價資料。車行要求投訴人填寫投保表格及提供身份證明文件，並解釋這是保險公司的規定。投訴人不滿車行及保險公司為報價目的而收集過多的個人資料。
車行向公署表示，作為保險中介人，他們一貫依照保險公司的指示向保險客戶收集資料。保險公司則向公署解釋，他們只要求索取初步報價的客戶，提供與受保汽車有關的基本資料。保險公司相信，事件源於作為中介人的車行，誤以為索取初步報價的要求，亦如同正式投保般處理。
結果
公署認為，投訴人純粹查詢報價而非正式投保，保險公司實在無需要要求投訴人填寫投保表格及提供身份證明文件。雖然保險公司將事件歸咎於車行未有按既定政策行事，惟作為主事人，對於車行在本案中的行為，保險公司亦責無旁貸。
經公署介入後，保險公司承諾與車行加強溝通，並向車行職員提供定期培訓，確保車行職員清楚知悉保險公司的政策，並有效地處理報價查詢。另外，車行亦確認已向保險公司澄清有關政策，並獲保險公司提供書面指引，供處理報價查詢的前線職員遵從。
借鑑
在商業世界，中介服務提供者擔任機構與客戶之間的橋樑，能促成交易及帶來商機。作為中介，往往需要代表機構處理客戶個人資料，假如中介在處理客戶個人資料時出錯，委託該中介執行有關工作的機構作為主事人，亦須對該中介的疏忽負上責任。
在本案中，保險公司明顯未有適時採取措施，向車行發出明確的資料收集指引，亦沒有有效監察指引的執行情況，以致車行過早向詢問報價的客戶收集個人資料，此舉並無必要。
所有委託中介代為處理客戶個人資料的機構，應以此案為鑑。機構應制訂完善的監察制度，確保中介在個人資料方面的行事方式，符合機構本身的私隱政策。否則，中介的疏忽或會間接影響機構經營多時的商譽。
上載日期：2020年8月