查閱資料要求 – 索取包括儲存在紙張檔案及電腦系統的資料 – 兩者均必須向查閱者提供─保障資料第6原則
投訴內容
投訴人為某間機構提供的援助計劃申請者，他向該機構作出查閱資料要求，以索取該機構處理其申請的紀錄。
由於該機構只向投訴人提供了他當初提出申請時所呈交的文件，投訴人遂向本公署投訴該機構沒有依從他的查閱資料要求。
結果
本公署派員到該機構進行視察，以確認他們是否持有其他應向投訴人提供的紀錄。該機構表示，每當他們收到該援助計劃的申請時，他們會將申請表格及相關文件存放在一個紙張檔案夾內。至於其他紀錄，例如該機構與申請人的通訊，以及該機構評估有關申請的詳情，會被輸入該機構的電腦系統內。
由於該機構早前只根據紙張檔案處理投訴人的查閱資料要求，他們忽略了投訴人所要求的資料亦有儲存在電腦系統內，因而沒有向投訴人提供。
本公署介入後，該機構向投訴人提供了其電腦系統內涉及他所要求的資料的列印本，並就上述疏忽向投訴人作出書面道歉。
資料使用者須留意，「個人資料」是指與一名在世人士有關的資料，有關資料是儲存在紀錄內，可加以處理或查閱，並且從該資料可直接或間接識辨該名人士的身份。故此，「個人資料」包括以實體及電子方式儲存的資料，資料使用者在處理查閱資料要求時，必須加倍注意。
上載日期：2019年3月