查詢
查詢者表示，他向公司遞交的病假申請文件須先後經過其直屬上司、總經理秘書、總經理及總監秘書才到達人事部，查詢者向本署查詢他可否要求直屬上司將病假申請文件直接交予人事部。
本署的回應
根據本署發出的《人力資料管理實務守則》第3.2.4.2段，僱主可為了與管理為僱員提供的醫療或其他福利或補償直接有關的目收集與僱員的健康狀況有關的個人資料。
至於收集得的資料文件應由哪些部門及人士處理，每家公司有其個別情況及行政安排，不能一概而論。不過，本署注意到查詢者希望繞過的都是公司的高級管理層，而有關管理層一般而言理應有權查閱僱員的人事檔案，包括人事檔案中與員工的健康狀況有關的資料。
無論如何，考慮到醫療資料的敏感程度，每家僱主都應以「需要知道」的原則 (“Need to know basis”) 清楚考慮哪些是獲授權查閱僱員醫療資料的職員，以確保有關資料得到保障。
(上載日期：2015年10月)