（行政上訴委員會上訴案件第 54/2015號）
保險公司對客戶的個人資料有否採取所有合理地切實可行的保安措施—— 上訴人一直未有收到正式保單—— 懷疑有人在回條上偽冒上訴人的簽名確認收了保單—— 審視保險公司的保安機制是否符合保障資料第4原則的要求
聆訊委員會成員：
廖文健先生（副主席）
郭斯聰先生（委員）
袁妙齡女士（委員）
裁決日期 : 2016年9月13日
投訴內容
上訴人在2014年8月通過保險公司的業務代表投保了一份保險計劃，由於一直未有收到正式保單，於是在2015年向保險公司查詢。保險公司表示上訴人已於2014年9 月22日簽署「保單收訖確認回條」。上訴人懷疑有人偽冒她的簽名，認為保險公司對客戶個人資料的保安不足，以致她的個人資料可能被未獲授權的人士查閱，遂向私隱專員作出投訴。
私隱專員的決定
保險公司向私隱專員解釋其一般做法:
(a) 當保單發出後，會經內部郵遞將保單送往相關的分區辦事處，由分區的秘書或助理簽收後，再分發予相關的業務代表。業務代表隨後將保單及「保單收訖確認回條」）親手、以掛號或速遞郵件派送予客戶，並要求客戶簽署「保單收訖確認回條」。
(b) 同時保險公司會以平郵郵寄一封通知書予客戶，告訴客戶保單已發出，並提醒客戶若在通知書發出後九天仍未收到保單，應致電保險公司的客戶服務熱線查詢。
上訴人表示沒有收到保險公司郵寄給她的上述通知書。
私隱專員認為保險公司已要求業務代表親手、以掛號或速遞郵件派送保單給客戶， 並由客戶簽收；發出保單的同時，以平郵寄出通知書予客戶，只是額外和保險的做法，萬一客戶未收到保單，亦可致電保險公司的客戶服務熱線查詢。發生在上訴人身上的這種情況，既收不到保單，又收不到通知書，加上有人偽冒她在「保單收訖確認回條」上簽名，以致保險公司不知問題所在，直至上訴人投訴才知道，這是非常罕見的。故私隱專員認為保險公司已採取合理地切實可行的步驟，去確保保單能妥善地派遞到客戶手中，沒有違反保障資料第4原則的規定。
上訴
行政上訴委員會認同保障資料第4 原則規定資料使用者只須採取所有合理地切實可行的步驟，而非百份百地保證資料使用者持有的個人資料不受未經准許或意外的查閱、處理、刪除、喪失或使用； 故即使保險公司無法確定保單在何時被何人簽收，並不能即時斷定保險公司違反保障資料第4 原則，而須詳細審視保險公司的保安機制。
行政上訴委員會在審視過有關保安機制後，認為保險公司的程序符合保障資料第4原則內的「合理地切實可行」的要求，尤其是上述（a）及（b）兩項措施分別由保險公司不同職員負責，讓客戶收到保單，並可以在最早的時間向保險公司查詢有關派送保單的事情。
行政上訴委員會同意私隱專員的看法， 透過保險公司給私隱專員的書面回應及出示的「保單收訖確認回條」和通知書副本，在「相對可能性的衡量」（“balance of probabilities”）的基礎上，接納保險公司在上訴人的個案中，是有依據既定的程序送出保單和通知書。
行政上訴委員會的決定
行政上訴委員會駁回上訴。
上載日期：2019年3月