個案簡述

（行政上訴案件第24/2019號）

物業管理公司的員工–使用業主的名稱及地址–發出有關物業管理或個人事務的信件–物業管理糾紛–保障資料第3原則– 將個人資料用於新目的–沒有資料當事人的同意

聆訊委員會成員：
彭耀鴻資深大律師 (主席)
劉詠蒑工程師 (委員)
陳嘉敏女士 (委員)

裁決日期 : 2020年6月19日

投訴

本案件的上訴人為一個屋苑的業主立案法團，代表該屋苑的業主。被投訴人為該屋苑的物業管理公司（下稱「被投訴人」）。上訴人認為，被投訴人收集業主的個人資料的目的為大廈管理，但被投訴人的員工在沒有業主的同意下使用業主的名稱及地址，向各業主發出一封有關該員工與業主立案法團主席的私人恩怨的信件（下稱「該信件」）。上訴人認為該信件與物業管理無關，於是向私隱專員投訴被投訴人在沒有取得業主的訂明同意下將其個人資料用於新目的。

被投訴人解釋公司已審閱該信件，並同意由其員工向所有業主發出該信件，以釐清一些針對被投訴人在物業管理的不正確事項。

私隱專員的決定

私隱專員經初步查詢後，認為被投訴人收集、持有及使用業主的個人資料作物業管理用途為合理。由於該信件的內容與該屋苑的物業管理有關，故由其員工向業主所發出的該信件是為了一個直接與物業管理有關的目的。

私隱專員因此認爲個案無違反《個人資料（私隱）條例》（條例）任何規定的表面證據，在初步查詢後決定根據條例第39(2)(d)條拒絕對上訴人的投訴進行調查。

上訴人不滿私隱專員的決定，故向委員會提出上訴。

上訴

委員會就以下原因批准上訴人的上訴 ─

1. 委員會認為被投訴人的員工發出該信件的主要目的是在表達他自己的不滿，而該信件內提及的事件亦不是全部與該屋苑有關（有些事件是與另一屋苑有關）。雖然該信件內的部份內容間接與物業管理有關，但該信件是以該名員工的個人名義發出，整封信件表面看來是該員工為自己的目的而發出。
2. 既然被投訴人指稱該信件是用以釐清有關被投訴人在物業管理方面的一些不正確事項，委員會認為私隱專員有必要去調查該信件提及的事件及確認那些事件是否真確與物業管理有關。舉例來說，委員會認為被投訴人只是一間外聘為法團提供物業管理服務的公司，如被投訴人嘗試使用業主的個人資料去干涉上訴人的內部管治，這便有可能是錯誤使用該些個人資料。
3. 委員會認為私隱專員拒絕進行調查的決定是沒有充分考慮上述事宜。

行政上訴委員會的決定

委員會批准本上訴，命令私隱專員繼續調查上訴人的投訴。

上載日期：2020年7月