一名居民因不滿其屋苑的管理而多次作出投訴。她去信業主立案法團的成員，要求個別回覆。有關信件其後被轉交管理處回覆。上訴是關於業主立案法團是否因轉交有關信件予管理處而違反保障資料第3原則。(行政上訴委員會上訴案件第4/2010號)
投訴內容
投訴人居於某屋苑一個單位，該單位由她的丈夫及另一人擁有。她不滿該屋苑的管理，曾多次投訴及查詢，這些投訴及查詢均由管理處處理。投訴人不滿有關回覆及處理其投訴的方式，她於是向業主立案法團的成員發出兩封信件，要求他們不要委派其他人回覆，而是由他們個別回覆她。業主立案法團其後將信件轉交管理處回覆。投訴人不滿業主立案法團的處理方式，於是向私隱專員作出投訴。
私隱專員的調查結果
私隱專員認為業主立案法團收集有關信件(載有她的個人資料)的原本目的是處理她對屋苑管理事宜的查詢，其後把有關信件披露予管理處，也是為了處理她的查詢，這目的與原本的收集資料目的直接有關。因此，沒有違反保障資料第3原則的規定。儘管投訴人要求業主立案法團不要委派其他人回覆她，但監督法團是否依循其要求並不在私隱專員的管轄範疇之內。因此，私隱專員根據條例第39(2)(d)條決定毋須就投訴進行正式調查。投訴人不滿決定，提出上訴。
上訴
上訴的主要爭論是投訴人在發給業主立案法團的信件尾部所作出的聲明。投訴人辯稱，她的聲明是禁止業主立案法團把她的信件轉交管理處，但私隱專員認為沒有這項禁令。行政上訴委員會在審閱該聲明後，認為它是一項「要求」，不應被詮釋為「禁止」向管理處披露信件。
業主立案法團的律師認為該法團須依賴管理公司確認有關信件(載有批評及評論)的發信人的身份。行政上訴委員會接納有關看法，並進一步表示《建築物管理條例》賦權業主立案法團委派專業人士協助處理大廈管理事宜，而且委派管理公司處理業主及其他有關人士的查詢或投訴，是非常普遍的情況，亦具法律理據。禁止業主立案法團讓管理處核實發信人的身份，參考、參看信件，會令業主立案法團得不到應有的協助，亦會令它無法提高工作效率。
行政上訴委員會認為沒有表面證據證明業主立案法團或個別成員違反規定。私隱專員無權強制個別成員回覆投訴人的信件。行政上訴委員會裁定私隱專員根據條例第39(2)(d)條拒絕展開正式調查的決定是符合其既定政策，因此是正確的決定。
行政上訴委員會的決定
行政上訴委員會維持私隱專員拒絕進一步跟進投訴的決定，駁回上訴。
上載日期：2014年3月