《個人資料(私隱)條例》(下稱「條例」) 第26條只要求資料使用者刪除不再需要的個人資料，並無規定要將資料交還資料當事人。即使資料使用者因披露資料而違反保障資料第3原則，並不表示它從第三者收集而得的個人資料必定是以不公平或不合法的手法取得。
投訴一個政府部門(「轉移部門」)把個人資料轉移至另一部門(「接收部門」) - 違反保障資料第3原則 - 向第三者收集資料前，無須給予通知或徵得資料當事人的同意 - 接收部門沒有將不再需要的個人資料交還資料當事人 - 保障資料第1原則、保障資料第3原則、第26條
投訴內容
事件發生於六年多前，關於轉移部門把一張載有投訴人個人資料的便箋轉交接收部門。2001及2004年，投訴人曾向私隱專員投訴轉移部門，私隱專員其後拒絕進行或繼續進行調查。投訴人於2004年向行政上訴委員會提出上訴，反對專員的決定。行政上訴委員會駁回上訴，理由是私隱專員有權拒絕對一宗發生超過兩年的個案進行調查，但委員會認為有關的資料轉移未徵得投訴人的同意是違反保障資料第3原則的規定。最後，私隱專員發信提醒轉移部門在處理個人資料時緊記遵從保障資料原則及條例的規定。
2007年，投訴人以相同的事實投訴接收部門。他投訴接收部門不公平或不合法地收集他的個人資料，然後保留有關資料。他指稱，基於行政上訴委員會在2004年作出的決定，接收部門應刪除或交還轉移的資料，該部門其後使用該等資料對他進行紀律處分亦違反了保障資料第3原則的規定。他亦指稱，轉移部門沒有要求接收部門交還轉移的資料是錯誤的。
私隱專員的調查結果
根據行政上訴委員會的裁決(確認拒絕調查的決定)，私隱專員認為就相同事宜向有關部門展開調查是不公平的。他認為在該個案中，接收部門沒有不公平或不合法地收集個人資料。如該等資料其後被接收部門用於紀律程序及相關行動，亦沒有違反保障資料第3原則的規定，因為這是與收集資料的目的直接有關。私隱專員憑藉第39條拒絕進行調查。
上訴
投訴人辯稱，轉移部門應要求對方交還資料、接收部門未經他的同意而收集資料屬不公平的收集，保留該等資料是違反第26條的規定，因為該等資料沒有真正用於紀律程序。
行政上訴委員會裁定有關的資料收集不屬於不公平或不合法。接收部門其實並沒有主動向轉移部門收集資料。雖然轉移部門如此轉移資料違反了保障資料第3原則的規定，但接收部門接收有關資料不屬於不公平或不合法。雖然有關的資料收集並無得到投訴人的同意，但保障資料第1原則沒有規定向第三者收集資料時，需要得到資料當事人的同意或通知資料當事人。
保留該等資料並無違反第26條的規定，因為收集及保留該等資料是與接收部門對投訴人作出的紀律處分有關，而相關的法律程序正在進行。
資料使用者沒有責任交還持有的個人資料。條例第18條只要求資料使用者提供資料的副本。第26條則要求資料使用者刪除不再需要的資料條例，但沒有規定交還資料予資料當事人。
行政上訴委員會的決定
上訴被駁回。
上載日期：2009年1月