投訴內容
投訴人代其兒子向一間小學提出查閱資料要求，以求索取其兒子於連續兩個學年申請入讀該小學的所有資料複本。
該小學回覆投訴人，它只可以提供有關其兒子於最近學年的申請入學資料。關於前一個學年的有關文件，他們已按學校的慣常做法予以銷毀。投訴人懷疑該小學保留他有權索取的文件，因此向本公署作出投訴。
私隱專員的調查顯示，該小學在收到該查閱資料要求時已將前一個學年的所有有關文件銷毀。調查發現該小學將投訴人兒子在最近學年的總分記錄在總分表中。不過，該小學沒有向投訴人提供其兒子在最近學年的總分。該小學解釋，它沒有向投訴人提供總分表的複本，是因為總分表包含所有申請人的姓名和分數。
結果
私隱專員認為該小學沒有提供總分表內的要求資料，違反了條例第19(1)條，因為根據條例第20(2)(b)條，該小學有責任在刪去其他申請人的個人資料後向投訴人提供總分表內的要求資料。
然而，在私隱專員向該小學解釋條例第20(2)(b)條的規定後，該小學已向投訴人提供總分表的複本，內裏已刪除其他申請人的個人資料。
鑑於該小學已採取補救行動，私隱專員認為違規情況已停止，沒有重複發生的可能。在這情況下，私隱專員決定對該小學作出警告，但沒有送達執行通知。
上載日期：2013年7月