(行政上訴案件第 234/2013 號)
香港考試及評核局就考生查閱個人資料要求收費 – 收費是否超乎適度 – 《個人資料(私隱)條例》第28條及有關保障資料第6原則 – 徵收費用限制在僅僅收回對依從查閱資料要求直接有關及必需的成本 – 須視乎每宗案件的情況而定以及資料使用者的情況
聆訊委員會成員:
黃旭倫資深大律師 (主席)
顏金施女士 (委員)
何婉嫻女士 (委員)
裁決理由書日期 : 2019年4月1日
案情
投訴人是2012年度香港中學文憑考試的考生。她於考試成績公布後向香港考試及評核局（即本案件的上訴人）遞交了一份「個人資料私隱條例查閱資料要求表格」，要求上訴人提供有投訴人的個人資料的試卷及口試錄影片段。根據上訴人所訂立的收費，投訴人須就該查閱資料要求向上訴人繳付合共港幣1485元的費用 (“該收費”)。雖然投訴人已繳付該收費並收到上訴人所提供的資料，但投訴人認為該收費過高，遂向私隱專員作出投訴。
私隱專員的決定
私隱專員經調查後，認為該收費超乎適度，理由是（1） 上訴人無須牽涉作為經理級的員工履行投訴人的查閱資料要求；（2）電腦操作時間的費用為上訴人之正常開支，並不直接與履行投訴人之查閱資料要求有關；（3）重複收取作為「收集及查核申請表格、收取所需費用、發回條信件給申請者」之工序的員工薪酬。
基於上述的情況，私隱專員向上訴人發出執行通知，指令上訴人退回港幣663元（即私隱專員認為超乎適度收取的費用）予投訴人及檢討上訴人就依從查閱試卷或口試錄影片段要求的收費機制，以符合《個人資料(私隱)條例》(第486章)( “《條例》“)的規定。根據《條例》第28條(3) ，依從查閱資料要求而徵收的費用不得超乎適度。
上訴人不滿私隱專員的決定，故向委員會提出上訴。
上訴
本上訴獲判部分得直。
就有關《條例》第28條的解釋，委員會採納及遵循行政上訴第37/2009號Commissioner of Correctional Services 訴Privacy Commissioner for Personal Data的原則。簡要來說，第28條的“超乎適度“一詞應解釋為把徵收費用限制在僅僅收回對依從查閱資料要求直接有關及必需的成本。徵收的費用是否超乎適度，須視乎每宗案件的情況而定，以及資料使用者的情況，舉證責任由資料使用者承擔。
基於本個案的情況，委員會就以下原因部分准許上訴人的上訴 ─
第一，就案件的情況，委員會信納上訴人在查閱資料要求時必須進行一定程序，從而需要相當的必要處理時間。該程序的時間成本可從電腦操作時間費中得到反映，而從相關查閱資料要求來看，是必需及直接有關係的。由於委員會認同進行查閱程序所需的時間屬必要及合理，因此信納電腦操作時間費沒有超乎適度。就此問題，委員會認為私隱專員對於考評局不應徵收電腦操作時間費的立場有誤。
第二，由於經理級員工在處理要求中只是花費數分鐘擔當守門員的角色，故委員會認為經理級員工的所涉成本沒有超乎適度，委員會認為為了依照查閱資料要求，經理級員工有必要參與查閱資料要求。
不過，上訴人接受收取作為「收集及查核申請表格、收取所需費用、發回條信件給申請者」之工序的員工薪酬有重複之處，故應將港幣9元退還投訴人。委員會裁定上訴部份得直，將執行通知條款改為向投訴人退還港幣9元，並撤銷要求上訴人檢討其收費機制。
另外，委員會指出雖然投訴人有權出席上訴聆訊，並就上訴作出陳述或陳詞，其陳述必須合乎上訴事項範圍。由於投訴人沒有資格就發出執行通知一事提出上訴，她沒有權利提出上訴人或私隱專員沒有提出的新事項，或擴大或改變上訴事項。
根據行政上訴委員會條例第21(1)(b)條，委員會在處理上訴時，有廣泛權力接受或考慮任何向其呈交的資料，其中包括於調查期間私隱專員沒有取得的證據。
行政上訴委員會的決定
本上訴獲判部分得直。
上載日期：2019年4月