查閱資料要求--收集個人資料--如某人持有的資料不屬於條例第2條所指的「個人資料」，該人便無須依從查閱資料要求--如某人沒有收集、持有、處理或使用有關個人資料，該人便不是該等資料的資料使用者，無須依從與該等資料有關的查閱資料要求--如作出查閱資料要求的個人並非資料當事人，持有個人資料的人士便無須依從該要求--無需調查--保障資料第6原則、條例第19及39(2)(d)條
投訴內容
投訴人代表一個基金會致函某規管機構，投訴某公司(下稱「該公司」)。該公司發信通知投訴人，表示該規管機構已把投訴人的兩封信件轉交該公司，並要求該公司直接回覆投訴人。投訴人向該公司要求取得那兩封信件及該規管機構的附信副本。該公司回覆表示不能向他提供所要求信件的副本。投訴人向私隱專員投訴，指該公司沒有在收到他的要求後40日內向他提供所要求信件的副本，所以該公司已違反條例第19條的規定。
私隱專員的決定
私隱專員認為(1)該公司收取那兩封信件是為了處理投訴；(2)該公司與該規管機構之間的信件是關於該投訴，與投訴人個人無關；(3)該公司沒有收集投訴人的個人資料，因此條例並不適用；及(4)不必要進行調查或進一步調查。
上訴
投訴人不滿私隱專員的決定，於是向行政上訴委員會提出上訴。
要解決的問題是，條例是否規定該公司向投訴人提供那兩封信件。這要視乎(1)該公司從該規管機構收取的兩封信件是否屬於個人資料或載有個人資料；(2)即使它們被視為個人資料，投訴人是否這些個人資料的資料當事人；(3)就那兩封信件或信內所載的資料而言，該公司是否資料使用者，即從某種意義上，該公司有控制資料的收集、持有、處理或使用。
關於第(1)點，行政上訴委員會認為，雖然那兩封信件是由投訴人簽署，但並不屬於投訴人的私人信件，而是以該基金會的名義發出的。信中內容是關於該基金會向該規管機構投訴該公司的。儘管信紙上的地址、電話號碼及傳真號碼可能是屬於投訴人的，這亦不等於那兩封信件是投訴人的個人資料。那兩封信件是關於該基金會向該規管機構作出的投訴。由於該基金會不是一個在世的個人，因此那兩封信件或其內容不是與在世的個人有關，在條例的定義下是不屬於投訴人的個人資料的。
關於第(2)點，行政上訴委員會認為，基於同一個理由，投訴人並不是那兩封信件及其內容的資料當事人。
關於第(3)點，行政上訴委員會認為，該公司收取那兩封信件的目的只是為了回覆投訴人代表該基金會作出的投訴。收取及回覆投訴信件，與收集、持有、處理或使用個人資料是兩回事。該公司在收取該規管機構那兩封信件時，並不是「收集」個人資料，即從某種意義上，編製一個已辨識的人士的資料或資料使用者有意或設法辨識的人士的資料。就那兩封信件來說，該公司不必依從投訴人的查閱資料要求。
行政上訴委員會亦認為，投訴人的投訴並不在條例的管轄範圍內，私隱專員依據條例第39(2)(d)條對投訴不進行調查的決定是正確的。
行政上訴委員會的決定
上訴被駁回。