單是負責傳送文件但對文件中的資料的收集、持有或處理沒有控制的秘書不屬於《個人資料(私隱)條例》(下稱「條例」)釋義下的「資料使用者」。縱使她是資料使用者，無充分證據顯示遺失文件時她有違反保障資料第4原則的任何規定。
信用咭申請表及資料交由秘書轉交有關部門處理----------轉交過程中遺失有關文件----------無實質證據顯示誰人遺失有關文件----------單獨事件----------無法證實欠缺保安措施----------「資料使用者」的定義及保障資料第4原則(行政上訴委員會上訴案件第22/1997號)
投訴
投訴人為一集團旗下一間公司的職員。公司提供的其中一項員工福利是投訴人可申請由銀行及集團聯合發出的銀行咭。這方面的標準程序是僱員須在一份表格上填寫他/她的個人資料，並將填妥的表格交回他的上司批核。之後，有關表格會呈交予集團內的有關聯屬公司作進一步處理，然後再轉交銀行。
投訴人將填妥的表格連同她的個人資料交給她上司的秘書轉交她的上司批核。有關資料其後遺失了。投訴人指稱該位秘書及其公司胡亂處理她的個人資料。
私隱專員的決定
公署向該秘書查詢。根據該秘書所述，她在上司批核後透過公司的內部郵遞系統，將有關文件轉交位於同一大廈不同樓層的聯屬公司。公司的信差證實已將文件送交有關聯屬公司，但卻不能證實所送交的文件是否投訴人遞交的文件。有關聯屬公司並無該等資料的記錄。此外，亦無證據顯示如何遺失有關文件，以及無充分證據顯示誰應對遺失有關資料負責。同時，這是首次發生這類事件。基於此點，私隱專員行使私隱條例第39(2)(d)條的權力，拒絕對此個案展開調查，理由是在有關情況下毋須進行調查，因為即使調查亦不會得到更佳結果。投訴人提出上訴。
上訴
行政上訴委員會認為本個案中的秘書只是負責傳送有關個人資料，她並無控制有關資料的收集、持有、處理或其他用途。故此，根據條例的釋義，她並非有關個人資料的「資料使用者」。此外，她是在職責範圍內合理地處理投訴人的資料。她並無違反條例的任何規定。
行政上訴委員會更認為僱主的公司在批核信用咭申請作為員工福利時是否實際為本身處理有關資料，因而根據條例是投訴人的資料使用者，這點有欠明確。不過，即使假設該公司是有關資料的資料使用者，亦無證據顯示該等文件是在僱主公司保留該等文件的期間失去，而不是在轉交聯屬公司後失去。此外，該公司已按照一切正常程序處理有關資料，以及無證據顯示公司處理個人資料的方法有缺點。由於這是一宗獨立事件，因此無充分證據顯示有違反條例附表1的保障資料第4原則。該原則訂明資料使用者必須採取所有合理地切實可行的步驟為個人資料提供保安措施。無論如何，任何進一步調查均無法就失去文件一事找出一個確實的結論。私隱專員有理由拒絕進行調查。
行政上訴委員會的決定
上訴被駁回。