機構使用閉路電視搜證時仍須按法例確保所涉個人資料的保安
投訴內容
一所大學校園的民主牆上出現了一些冒犯性的字句。事件引起公眾關注及傳媒廣泛報導，當中一份報章更公開了兩名男子涉嫌張貼有關字句的閉路電視片段截圖。
有市民懷疑是大學主動向報章披露該些閉路電視片段截圖，涉嫌侵犯截圖中人士的私隱，遂向公署作出投訴。公署隨即就該閉路電視片段截圖外洩事件對大學展開循規審查。
結果
審查資料顯示，大學關注假如是該大學的學生張貼有關字句，那些學生必蒙受巨大壓力而不知怎樣自處，因此校方認為有必要盡快確定涉案人士的身份，以便對有關學生進行輔導。另一方面，事件已影響學校聲譽，違反學生行為守則，大學因而須識辨涉案人士的身份， 繼而作出調查及考慮採取紀律處分。
基於上述理由，大學保安中心在事件發生後翻查校園的閉路電視片段，並用手提電話拍攝相關的兩張截圖，然後傳送到大學管理層人員組成的即時通訊社交媒體群組中，希望能盡快識辨涉案人士。群組內的部分成員更將該兩張截圖轉發至十多名教職員及一名學生，要求他們協助識辨該兩人。
公署留意到大學以即時通訊社交媒體傳閱兩張截圖的目的是進行紀律調查，與其原先為保安理由而安裝閉路電視監察系統的目的並不相同，表面上或不符保障資料第3原則的規定。不過，如果是為調查及懲處嚴重不當行為（並不限於罪案）的目的而使用的個人資料，則受《私隱條例》第58條所豁免，以致有關資料不受保障資料第3原則所管限。
在考慮到事件影響大學校譽及有關行為涉及違反學生行為守則（如字句是學生張貼），公署認為《私隱條例》第58條的豁免適用，即大學以即時通訊社交媒體傳閱兩張截圖的做法不涉及違反保障資料第3原則的規定。
不過，公署認為即使該大學有必要第一時間將兩張截圖於該群組內傳閱，大學亦務必要提醒群組的成員該兩張截圖屬機密資料，不可隨意轉發，以及在完成使用截圖後，須立即將截圖刪除等。
由於該大學沒有採取所有合理地切實可行的保安措施去保障該兩名人士的個人資料，公署認為該大學違反了保障資料第4原則的規定。該大學接納公署的意見，並採取以下措施加強保障校園閉路電視片段：
(i) 在該群組訂明各人均須遵守保密原則；
(ii) 制定閉路電視監察政策及程序，包括清楚列明持有個人資料的種類、 收集資料的主要使用目的及保留政策等事宜；及
(iii) 為負責有關閉路電視系統的日常運 作的職員制定詳細的工作指引，當 中包括翻查及截取閉路電視片段的 程序及保安措施。
上載日期：2019年3月