問：我們的公司提供貨倉服務。在我們日常的運作中，公司客戶於開設新戶口時，須提供其商業登記證副本；個人客戶則須提供其身分證副本，以作記錄。這些客戶或其職員或代理如要在貨倉存取貨物，我們的一貫做法是規定有關人士出示有效的提單，其中應註明正確的貨號、貨物詳情及包裹數目，連同公司印章及授權簽名，以及該有關人士的身分證。我們會記下其姓名及身分證號碼，以作參考。請問這些做法是否會違反條例的規定？
答： 《身分證號碼及其他身分代號實務守則》(下稱「守則」)與你的查詢直接有關的部分，是守則內有關收集身分證號碼的第2.1至2.3段，以及有關收集身分證副本的第3.1至3.4段。
除非獲得法律授權，否則資料使用者不得強制個人提供其身分證副本。資料使用者不得收集身分證副本，除非使用該副本是必需的，例如為了條例第58(1)條所述的任何目的，包括防止及偵測罪行(守則第3.2.1.2段)，否則資料使用者應探究使用其他私隱侵犯程度較低的方案是否可行，例如其他識辨身分的方法。
與收集在貨倉存取貨物人士的身分證號碼尤其有關的是守則的第2.3.3段。資料使用者可能為了下述目的而需要收集進入貨倉人士的身分證號碼：為增進持證人的利益(例如，確保只有獲授權的客戶合法進入貨倉)；為防止對資料使用者以外的其他人造成損害(例如，進入貨倉的人士亦可能接觸到屬於其他客戶的貨物及財物)；或為避免對資料使用者造成損害或損失，而該損害或損失是超過輕微程度的(例如，貴重財物儲存於貨倉，貨倉經營者有責任確保財物安全)。不過，在切實可行的情況下，你應提供其他證明身分及核實身分的方法，讓有關人士選擇，例如接受職員證號碼、要求客戶確認在貨倉存取貨物人士的身分等。
上載日期：2009年5月