投訴內容
案情摘要
投訴人駕駛其私家車到一加油站加油時，一名推廣員向他推銷一張燃油記賬咭（下稱「記賬咭」）。客戶使用該記賬咭到指定油站入油除可享用優惠價格外，亦不需即時付款便可離開。已記賬的金額會在數個工作天後，從客戶在申請記賬咭時所提供的信用咭戶口中扣除。投訴人當時同意申請記賬咭，並由該推廣員即時為他填寫申請表（下稱「該申請表」），期間收集了他的姓名、地址及信用咭號碼，以及用數碼相機拍攝他的身份證。
投訴人當初以為記賬咭是該加油站發出的，才答應作出申請。在細閱該申請表的條款後，才發現記賬咭由另一間公司所提供。投訴人遂要求該公司取消他的申請及刪除他的個人資料。雖然該公司其後已取消投訴人的申請及刪除他的個人資料，但投訴人認為該公司當初拍攝其身份證的做法，已侵犯了他的私隱，遂向本公署作出投訴。專員根據條例第38(a)條向該公司展開調查。
在調查期間，該公司向公署表示為了下述目的拍攝投訴人的身份證：－
(i) 為防止客戶使用假信用咭，以及在發現假信用咭時，將相關客戶的身份證副本交予執法機關作出跟進；
(ii) 當出現壞賬時，可利用相關客戶的身份證影像進行民事索償；及
(iii) 核實記賬咭申請人是否有關登記車輛的車主。
結果
論據
根據條例第12(1)條發出的《身分證號碼及其他身分代號實務守則》的第1.5段，「身份證副本」是指身份證的永久形式圖像或複製品。
就客戶使用假信用咭的情況，該公司並未能提供任何數據顯示過往曾發生類似事件。在本案中，該公司的推廣員可親身核對申請人的身份證及信用咭，並親身抄寫申請人的身份證號碼。如遇到有人行使假信用咭的情況，警方可憑有關推廣員的證供及該申請表等資料追查。
此外，雖然根據守則第2.3.3.3段訂明，資料使用者可為避免對資料使用者造成超過輕微程度的損害或損失的情況下，收集資料當事人的身分證號碼，但專員認為當有壞賬時，該公司使用客戶在申請燃油記賬咭時提供的姓名、地址及身份證號碼，已足以作追討拖欠款項及採取相關法律行動，而沒有需要使用身份證副本。該守則第3.2段訂明，資料使用者只可在特定情況下收集個人的身份證副本，但本案中的情況並非該守則第3.2段中所述的任何情況。
有關核實申請人是否有關登記車輛的車主，專員認為該公司既沒有在記賬咭申請表上訂明申請人必須是登記車輛的車主，而該記賬咭申請表的「聲明及簽署」一欄內的條文亦允許非登記車主人士的申請，故專員不接納此項解釋。再者，即使該公司欲向運輸處查閱申請人是否登記車輛的車主，只須核對申請人所提供的身份證號碼是否與運輸處的紀錄相符便已足夠。
綜合以上所述，專員認為該公司收集投訴人的身份證副本是不必要的及超乎適度的，不符合守則第3.2段所述的情況，因而違反保障資料第1(1)原則的規定。
公署的行動
公署向該公司發出執行通知，指令該公司在處理申請人親身辦理的燃油記賬咭申請時，不得收集申請人的身份證副本(包括由數碼相機拍攝得的身份證圖像)，並須指示職員及推廣員糾正上述違例事項。
被投訴者的改善措施
其後，該公司已依從該執行通知中的指示採取相應行動。
上載日期：2014年2月