日期: 2020年8月4日
公署回应传媒有关查阅公共登记册的查询
就 贵报查询有关查阅公共登记册涉及私隐的事宜，香港个人资料私隐专员公署（私隐公署）在不评论个别个案的前提下，现就《个人资料（私隐）条例》（《私隐条例》）的相关内容回应如下：
问题
「入境处于去年10月16日起更改「香港结婚纪录」及「出生登记纪录」的查册安排，查册申请人除非获资料当事人同意，否则需提供合理原因供入境处审批。其后本报就上述更改安排向申诉专员公署投诉，公署回复的报告提到，入境处曾就更改查册安排谘询 贵署。入境处亦指，查册申请人只要符合登记册设立目的，便可翻查上述纪录；传媒认为翻查及索取第三者的出生或结婚纪录涉及公众利益，亦可向该处提出申请。
其后本报记者于7月2日以传媒身份向入境处申请查册，表明目的只是「核实」关系，用作「新闻活动」用途，但遭拒绝申请，指不符合《婚姻条例》设立结婚纪录的目的，并指根据《个人资料（私隐）条例》原则3，入境处作为资料保存者，不可在未经当事人同意下向申请人提供资料，否则有机会触犯法例，又指 「关系」亦属于私隐，新闻活动并无例外。
本报就此有以下查询：
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入境处曾就更改查册安排谘询 贵署，而入境处指上述情况违反《私隐条例》， 贵署可否解释如何违反《条例》？
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根据《个人资料（私隐）条例》，入境处可否向查册申请人提供第三者的出生及结婚纪录，「新闻活动」可否获豁免？
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根据《个人资料（私隐）条例》，亲属「关系」是否私隐？
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出生或婚姻登记表格已列明，收集资料目的包括其个人资料可供公众人士翻查及签发核证副本，即资料当事人已同意其资料会被公众翻查，何以现时却仍需要资料当事人逐次授权才可翻查？
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根据上述入境处做法，即所有 「香港结婚纪录」及「出生登记纪录」，除非获资料当事人授权，否则会违反《个人资料（私隐）条例》原则3，是否属实？
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承上题，若不获资料当事人授权，便会违反《个人资料（私隐）条例》原则3，现时在公司注册处及土地注册处进行查册时，均毋须资料当事人授权，公司注册处及土地注册处现行安排是否违法？」
整体回复
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《私隐条例》没有规定政府部门及公营机构就如何处理市民的个人资料的安排，必须谘询私隐公署。即使私隐公署向任何机构包括政府就个人资料私隐事宜提供一般性观察，这些机构作为资料使用者可在相关法例框架下自行决定其行事方式。
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根据《私隐条例》，个人资料是指可识辨在世人士的身分的资料，有关资料必须储存在纪录内，并且可加以处理或检索。 因此，亲属关系是否属个人资料，需视乎该亲属关系如连同其他附带资料（例如姓名等）是否可直接或间接地识辨出个别人士的身分。
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根据《私隐条例》下保障资料第3原则，除非取得有关资料当事人自愿给予的订明同意，否则个人资料不得用于「新目的」，即原先收集资料时拟使用或直接有关的目的以外的目的。
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公共登记册载有个人资料让公众人士查阅，但这些个人资料都受到《私隐条例》的保障，尤其是上述的保障资料第3原则。
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《私隐条例》并无禁止资料使用者（包括管有公共登记册的政府部门）在使用该些个人资料前，再次取得资料当事人的订明同意，但前提是有关以使用的目的必须与相关的公共登记册所公开的目的相符。而基于对资料当事人的尊重，资料使用者在使用该些个人资料前再次询问资料当事人的意愿，是提供更佳的个人资料保障的做法。
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《私隐条例》第8部订明一系列的豁免条文。就新闻活动方面，《私隐条例》第61(2)条订明，在以下情况，个人资料获豁免而不受第 3 保障资料原则的条文所管限 ——
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该资料的使用包含向进行新闻活动的资料使用者披露该资料；及
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作出该项披露的人有合理理由相信 ( 并合理地相信 ) 发表及播放 ( 不论在何处及借何方法 ) 该资料 ( 不论是否实际有发表或播放该资料 ) 是符合公众利益的。
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作为管有公共登记册的资料使用者可自行决定是否引用豁免，作为未能遵从条例规定时的免责辩护。 不过，即使资料使用者可引用某项豁免，并不等同其有责任引用该项豁免，亦不对任何人士赋予任何权利，强迫该资料使用者引用该项豁免。例如，进行新闻活动的机构不能强迫管有公共登记册的资料使用者引用豁免。
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不同的公共登记册的设立都有不同的目的。因此，查阅公共登记册内的个人资料是否符合保障资料第3原则的规定，需考虑该公共登记册设立的目的及每宗查册申请的实际情况而定。